Manager avec sa personnalité

Parcours Gratuit d'Initiation

PROGRAMME

  • 🔒 Un premier live pour faire connaissance !
  • 🔒 Les modalités pratiques de suivi du cours
  • 🔒 Posez vos questions !
  • 🔒 Un questionnaire pour mieux vous connaître
  • 🔒 Définir et préciser vos objectifs
    • 🔒 La construction de ma réalité
    • Les centres d’énergie : tête, coeur, corps
    • 🔒 Définir mes valeurs personnelles
    • 🔒 L’impact de mes croyances limitantes et aidantes
    • 🔒 Identifier mes messages contraignants
    • 🔒 Appréhender mes émotions
    • 🔒 Live #2

 

    • 🔒 Construire une vision
    • 🔒 Partager une vision
    • 🔒 Faciliter un atelier
    • 🔒 Définir un ou plusieurs objectifs
    • 🔒 Clarifier les rôles
    • 🔒 Connaître les besoins de ses collaborateurs
    • Définir un cadre de fonctionnement
    • 🔒 Live #3
    • 🔒 Mieux comprendre les autres avec l’écoute active
    • 🔒 Apprendre à reformuler
    • 🔒 Aider les autres à développer leurs propos
    • 🔒 Définir une stratégie de résolution de problèmes
    • 🔒 Gérer les émotions des autres
    • Les 5 dysfonctionnements d’une équipe
    • 🔒 Live #4
    • 🔒 Les signes de reconnaissance
    • 🔒 Gérer l’amélioration continue
    • 🔒 La boussole de l’aide
    • Bien gérer le temps
    • 🔒 Animer une réunion
    • 🔒 Développer les compétences
    • 🔒 Apprendre à déléguer
    • Live #5

Le temps est souvent vu comme une ressource rare et précieuse. Bien le gérer devient alors une compétence indispensable pour être plus efficace et atteindre ses objectifs, tant du point de vue individuel que collectif.

Pour ce faire, je vous propose de découvrir ce qui a tendance à nous en faire perdre, au travers des voleurs de temps de Dominica DeGrandis pour re-focaliser notre attention sur ce qui est vraiment important.

Voleurs de temps
Making Work Visible: Exposing Time Theft to Optimize Work & Flow, Dominica DeGrandis

Les 5 voleurs de temps

Les 5 voleurs de temps sont les suivants :

  • Trop de travail en cours
  • Dépendances
  • Travail non planifié
  • Priorités contradictoires
  • Travail négligé

1. Trop de travail en cours

Je vous propose d’illustrer ce premier voleur par le trafic routier. En effet, c’est lorsque l’on arrive sur une autoroute embouteillée que l’on sait que notre trajet va prendre plus de temps que prévu.

La loi de Little nous permet de mieux comprendre ce qui est en jeu :

Loi de little

Ainsi, si l’on fait le parallèle, cela nous dit que plus on traite d’éléments en même temps et plus le temps de réalisation sera long. Cela implique alors une perte d’efficacité et une augmentation des coûts.

Pour combattre ce voleur, on peut :

  1. Tout d’abord, visualiser notre travail et son processus de réalisation.
  2. On pourra alors plus facilement voir l’étendue de la situation. Est-on globalement saturé ? Ou localement saturé ?
  3. On pourra ensuite définir une limite de travail en cours afin d’augmenter notre productivité.

Ici dans notre exemple, on a limité à 5 éléments dans la colonne de validation.

Gardez en tête la Loi de Carlson qui nous dit : “Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.”

2. Dépendances

J’introduirais ce deuxième voleur par la citation suivante :

“Chaque dépendance double vos chances d’être en retard.” Troy Magennis

Intéressant n’est-ce pas ? Tentons de mieux comprendre pourquoi.

Imaginons une tâche à réaliser nécessitant à la fois une action A et une action B. Cette tâche est donc sujette à une double dépendance.

Si l’on prend tous les cas possibles :

  • qu’il n’y ait aucune des 2 actions,
  • qu’il n’y ait que A ou que B
  • qu’il y ait A et B

On se rend compte qu’avec seulement 2 dépendances, on a en fait qu’1 chance sur 4 d’être dans les bonnes conditions pour réaliser la tâche en question dans les temps.

S’il y avait eu 3 dépendances, nos chances s’amenuiseraient à 1 chance sur 8 et ainsi de suite.
À l’inverse, on peut se dire que la bonne nouvelle est qu’à chaque dépendance enlevée, on double nos chances de réussir ! 😉

Pour les matheux, on parlera d’un facteur 2^n (n correspondant aux nombres de dépendances).

Pour combattre ce voleur, on peut :

  • Visualiser les dépendances pour tenter au mieux de les planifier et de s’organiser
  • S’assurer d’avoir l’ensemble des compétences nécessaires pour pouvoir réaliser le travail
  • Découper le travail en de petits éléments indépendants de valeur


3. Travail non planifié

Le travail non planifié n’est pas problématique en soi. En effet, il peut simplement être un oubli ou un ajustement qui va apporter de la valeur à ce que l’on produit.

C’est plutôt l’interruption qu’il peut générer qu’il est nécessaire de traiter car c’est elle qui peut grandement impacter notre productivité.

Pour cela, il est important de distinguer différents types d’interruptions :

  • celles qui correspondent au sujet de la tâche actuelle
  • celles qui sont courtes et sans rapport avec la tâche actuelle
  • et celles qui sont longues et sans rapport avec la tâche actuelle

C’est cette dernière qui va nous demander le plus de temps et d’effort pour nous y remettre.

Ainsi pour combattre ce voleur, on peut :

  • Évaluer l’impact de l’interruption sur notre travail actuel
  • Préférer terminer que commencer quelque chose de nouveau
  • Visualiser le travail non planifié pour pouvoir planifier et / ou protéger l’équipe le cas échéant


4. Priorités contradictoires

Les priorités contradictoires peuvent nous amener à prendre trop de travail en même temps et donc à allonger nos temps de traitement.

Cependant, que ce soit pour soi individuellement ou pour une équipe, il est important de comprendre que “beaucoup de choses peuvent être importantes, mais seulement une peut être la plus importante à un instant t.”

Pour combattre ce voleur, on peut :

  • Prioriser par élément “finissable” (donc suffisamment petit) plutôt que par groupes d’éléments
  • Définir une boîte de temps pendant laquelle la priorité ne changera pas : bien évidemment, plus votre contexte a tendance à changer et plus la boîte de temps va être courte.
  • Visualiser la ligne d’engagement et terminer ce que l’on a commencé

5. Travail négligé

Dans un contexte où les choses bougent très vite, le court-termisme du coût et du temps a souvent l’avantage.

On peut alors avoir tendance à mettre de côté les tâches difficiles ou considérées comme importantes mais pas urgentes. L’automatisation, la maintenance ou les mises à jour en sont de bons exemples.

Le problème est que cela s’accumule. On construit ainsi une sorte de bombe à retardement qu’il devient de plus en plus difficile de désamorcer avec le temps.

Pour combattre ce voleur, on peut :

  • Visualiser le travail négligé en y indiquant un temps passé en attente par exemple ou en matérialisant son accumulation
  • Commencer à jeter car comme un fruit pourri, le travail négligé prend de la place, vieillit, se ramollit et sent mauvais.

Exercice : Diagnostic des voleurs de temps

Sur une échelle de 1 à 10, évaluez la présence des différents voleurs de temps dans votre activité. 1 correspondant à peu présent et 10 à très présent.

Représentez-le sur l’histogramme suivant :

Télécharger l’histogramme

  • Quels seraient selon vous les voleurs à appréhender en premier dans votre contexte ?
  • Quelles sont les bonnes idées que vous pourriez mettre en œuvre dans votre contexte ?
  • Quels seraient les obstacles à leur mise en œuvre ?
  • De quoi auriez-vous besoin ?
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