Co-faciliter un atelier d’intelligence collective

Animer/faciliter un groupe est déjà un exercice d’une extraordinaire intensité (et parfois complexité). Quand les situations exigent que nous soyons plusieurs à la barre, comment faire pour que la co-facilitation soit une réussite ? Voici quelques conseils issus de mon expérience. Et si vous voulez en savoir plus sur notre collaboration, je vous invite à découvrir le témoignage vidéo de Viviane.

Il était une fois…

intelligence-collective
Picto disponible sur www.picto-dico.fr

Viviane Morelle (OsanWe), professionnelle reconnue et impliquée dans les communautés, m’a embarqué pour une co-facilitation d’une journée pour l’un de ses clients et son équipe composée de 32 collaborateurs. Je suis Viviane depuis des années et nous avons en commun nos 3 disciplines de prédilection : Agilité, facilitation graphique et facilitation. Au-delà des aspects professionnels, nous partageons des valeurs et une vision de nos disciplines. Cette belle expérience avec Viviane m’a rappelé d’autres collaborations en ateliers ou en formations avec Gregory Alexandre, Alfred Almendra, Alexandre Boutin ou Thierry Cros (de la belle époque de la Fédération Agile). À chaque fois, l’excitation de créer ensemble est présente et en même temps, je n’oublie pas les qualités à cultiver pour que la collaboration soit une réussite.

Défi 1 : Vouloir prendre le train en marche

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Rejoindre une équipe de facilitation est un peu comme sauter dans un train déjà lancé. Une partie du cadrage de la mission est en cours. En tant que nouveau membre de l’équipe, il faut comprendre le contexte sans demander une répétition complète de tout ce qui a déjà été dit. Il faut être attentif, poser les bonnes questions pour cartographier la situation du client, les objectifs, comprendre ce qui est déjà créé, les relations, tous les tenants et les aboutissants. Rejoindre une équipe de facilitateurs c’est avant tout vouloir embarquer avec elle et accepter l’inconnue dès le début. Avec Viviane le processus a été fluidifié parce qu’elle avait initialisé un Mural partagé. Pratique !

Le mot de Viviane

Pour générer la robustesse de l’agenda, je pose toujours l’intention de chaque séquence avant de choisir l’outil. Ça me permet d’ajuster au fur et à mesure de la préparation et le jour J. C’est ce qui m’a permis de te permettre de « trouver ta place » en changeant quelques outils mais en gardant l’intention.

Défi 2 : Saisir l’intention

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Parfois on peut avoir accès au client à chaque séance de travail, parfois non (souvent pour des raisons d’agenda). Dans notre cas nous avons œuvré sans la cliente pour une partie de la réflexion. Je cartographie le sujet à l’aide des 7P pour très vite saisir la cohérence générale entre l’objectif de la rencontre, les participants, le déroulé, les livrables etc. L’idée est de comprendre le cœur de la demande qui va au-delà de simplement dynamiser un groupe ou de faire du team building.

Défi 3 : Contribuer au déroulé sans casser

Brainstorming
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Cette étape est particulièrement délicate pour moi, car le désir de contribuer activement est souvent motivé par le besoin de me sentir pleinement intégré à l’équipe ou à la communauté. L’enjeu est d’amener ses idées et recommandations avec la subtilité et l’humilité suffisante sans éclipser ou diminuer celles des autres. Ce moment est celui qui révèle les personnalités dans l’équipe entre celui/celle qui offre et celui/celle qui reçoit. Dans notre cas avec Viviane, nous appliquons mutuellement la logique du “oui et”. Un mantra d’improvisation bien connu qui invite à accueillir les idées de l’autre, les comprendre et les améliorer.

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Défi 4 : S’aligner sur les pratiques communes et s’enrichir mutuellement

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Que d’étapes déjà franchies et pourtant les embûches possibles restent nombreuses. En tant que facilitateur nous avons notre propre boîte à outils et nos méthodes que nous adaptons à nos besoins et nos sensibilités.

L’exercice de synchronisation des pratiques sur des jeux ou des outils en commun m’apparaît toujours extraordinaire quand je découvre les différences d’approche dans l’animation et le débriefing (par exemple sur un Marshmallow Challenge).

Là encore, la logique du “oui et” est précieuse pour maintenir la bonne cohésion dans l’équipe de facilitateurs. Il s’agit à cette étape d’accueillir ce que chacun(e) sait faire et d’en extraire non pas ce qui est le meilleur mais le plus adapté à la situation du client. Avec Viviane, après avoir partagé nos visions sur chaque séquence, nous avons convenu que l’un de nous 2 serait leader sur l’animation et l’autre en soutien logistique, en alternance pendant la journée. Une gouvernance simple et claire qui nous permet de connaître notre rôle à chaque instant.

Le mot de Viviane

“Travailler à deux c’est avoir l’intelligence de mettre en valeur son binôme et pourquoi chacun d’entre nous peut apporter quelque chose au groupe. Il me semble que les mauvais duo sont ceux où chacun veut montrer qu’il sait.”

Défi 5 : Ne faire qu’1 le jour J car ça ne se passera pas comme prévu

Picto disponible sur www.picto-dico.fr

Autant toute la préparation est indispensable pour faire équipe, se sentir en sécurité et serein pour la facilitation de la journée, autant il faut se préparer à ce que le plan ne se déroule pas comme prévu : impondérable logistique, retard dans le programme, absence d’acteur clé, les situations ne manquent pas. 

L’enjeu du Jour J dépasse l’équipe de facilitateur, il faut rester focalisé sur l’objectif du client. La facilitation doit être fluide pour les participants mais aussi entre les équipiers. Il est tentant de vouloir intervenir pour ajouter sa pierre, son idée, sa réflexion, sa contribution. Est-elle au service de l’objectif du client ou au service notre ego ? C’est ce dernier écueil que nous avons réussi à éviter avec Viviane. Il me semble que :

  • nous avons fait confiance à ce que l’autre pouvait apporter
  • nous avons laissé la place en restant silencieux
  • nous sommes restés à l’écoute sur nos séquences respectives
  • nous sommes toujours restés en soutien l’un de l’autre
  • nous avons reçu les feedbacks de l’autre comme des éléments pour améliorer l’expérience de la journée et non comme des critiques personnelles
  • nous avons manifesté une grande bienveillance

Le mot de Viviane

“Ce que tu m’as apporté au-delà de la préparation de ce séminaire-là : poser la bonne question d’invitation au groupe. C’est quelque chose que je faisais mais sans le formaliser véritablement. Tu m’as aidé à l’intégrer et pour un séminaire que je viens d’animer cela a été capital. Merci 🙏

Écrire cet article me permet de poser ce qui me semble essentiel pour réussir une co-facilitation. Réussir une co-facilitation va bien au-delà de la simple coordination. C’est un équilibre délicat entre compréhension mutuelle, respect et créativité. Et si un ingrédient devait être ajouté à cette recette, ce serait sûrement la magie, cette intuition qui guide nos actions et décisions. À défaut de savoir comment la magie opère, nous pouvons déjà réussir notre travail de co-facilitation en ayant ces défis en tête en permanence.

L'auteur

Romain Couturier

J’aide les équipes à mieux organiser leur travail pour gagner en fluidité et en efficacité au quotidien. Ce que j’aime le plus, c’est explorer les dynamiques de groupe et transmettre des outils qui rendent le travail plus clair et collaboratif. Si vous voulez en discuter ou découvrir mes partages, connectez-vous avec moi sur LinkedIn !

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