Depuis que je suis facilitateur, j’aime les réunions. J’aime les préparer, imaginer des séquences pédagogiques et ludiques, chercher dans la myriade de formats existants celui qui sera adapté à la dynamique du sujet et à l’humeur des participants.
Dans l’une de mes conférences intitulée “Comment animer des réunions créatives et vivantes ?“, j’ai partagé une synthèse de mes pratiques. À la fin d’une session, une participante m’a posé la question suivante : “Comment dynamiser une réunion d’information très descendante ?“
Je me suis rendu compte que malgré tout ce que j’ai partagé, il y a sans doute matière à creuser sur ces réunions et à proposer plus de réponses concrètes que le temps de la conférence ne permettait. Si vous êtes également manager, directeur(trice), chef(fe) de projet ou tout autre profil qui doit intervenir dans ce type de réunions, voici une liste de techniques à expérimenter pour ces réunions qui sont les plus difficiles à rendre vivantes.
De quelle situation parlons-nous ?
La situation traitée ici est la réunion d’information.
Par exemple un(e) manager a des messages à faire passer à son équipe. Les messages sont importants, il/elle souhaite :
- Que tout le monde écoute
- Retenir l’attention
- Ne pas ennuyer l’auditoire
Ce(tte) manager a prévu très logiquement de préparer une présentation PowerPoint avec des slides et beaucoup de messages sur chacune d’elles pour ne rien oublier.
Mode d’emploi des techniques
Mon objectif est de vous montrer ce qu’il est possible de faire, pas de vous convaincre que vous devez les essayer. Je sais qu’en fonction de votre personnalité et de votre culture d’organisation, certaines suggestions pourront sembler pertinentes pour certaines personnes ou complètement inadaptées pour d’autres.
Toutes les techniques ludopédagogiques doivent toujours être mises en œuvre dans des contextes adaptés où la sécurité émotionnelle règne. Si ce n’est pas votre cas, pas de problème, essayez simplement d’imaginer dans quel contexte ces techniques peuvent fonctionner.
À ce sujet voir la conférence “Cadrer, encadrer, recadrer”
Les techniques à essayer
Toutes ces techniques ne nécessitent pas ou très peu de temps de préparation. Il existe énormément d’autres possibilités, mais je me suis concentré sur celles qui sont les plus faciles à mettre en place.
#1 : Des pictogrammes faits à la main
Au lieu de rechercher des images préformatées qui n’ont pas de cohérence graphique entre elles, prenez un feutre noir et une feuille blanche pour reproduire à la main un pictogramme. Vos diapositives paraîtront plus personnalisées. Pour transformer vos dessins en format JPG, consultez l’article « Nettoyer ses dessins faits à la main ».
#2 : Des slides "à trous"
Inspiré par Thiagi (le célèbre), le principe est fabuleusement simple : retirez des mots importants de votre présentation et remplacez-les par des trous. Si personne ne réagit, vous saurez que personne n’écoute. Sinon, plusieurs participant(e)s joueront automatiquement à chercher le mot manquant.
#3 : Faire votre présentation au milieu de votre public
La disposition standard est d’être en face des personnes, ce qui est plus confortable pour vous et pour elles. Si la configuration de votre espace le permet, promenez-vous dans la pièce et ne restez pas statique. Vous prendrez possession des lieux et obligerez les personnes à maintenir leur regard sur vous, en tant qu’objet central.
#4 : Faire votre présentation sans slide
Un grand classique que peu de gens osent pourtant pratiquer. Une présentation sans diapositives ne signifie pas pour autant sans support. Vous pouvez l’avoir sur votre téléphone ou imprimée à la main. L’idée ici est de forcer le public à diriger son regard vers le seul intérêt de la présentation : vous (encore).
#5 : Faire votre présentation sans table, ni chaise
Cette disposition est très adaptée dans les espaces modulables, mais un peu moins dans les grandes salles de direction (avec la célèbre table ovale). Il s’agit ici de pousser tout ce qui gêne pour casser le côté formel et développer le côté convivial de votre propos. Les participant(e)s ne pourront donc pas s’asseoir. Vous veillerez à ce que votre présentation ne s’éternise pas.
#6 : Amener un objet décalé
Personnellement, j’aime bien porter des lunettes marguerite, pélican ou guitare quand l’occasion le permet (pas en médiation de conflit, par exemple :-)). Il faut cependant bien choisir le moment et l’effet. Se déguiser peut vite nous faire tomber dans une fantaisie inappropriée et hors de propos. Si vous voulez créer une aspérité ou un totem pour ancrer vos messages, nul doute qu’apporter un objet ou porter un vêtement inhabituel contribuera à aider à la mémorisation du moment, et donc de vos messages.
#7 : Changer de lieu
En présentiel (ou en distanciel), vous pouvez proposer aux participant(e)s de se rendre ailleurs. L’extérieur est une possibilité qui vient rapidement à l’esprit, mais vous pouvez également vous installer dans une cuisine, un couloir, devant les ascenseurs ou dans une salle réservée aux grandes occasions. Vous n’avez pas besoin de louer un espace. Pensez à prévenir le public avant de démarrer en leur expliquant pourquoi vous avez fait ce choix.
#8 : Nourrir les participants
Il y a quelques années, je vous aurais encouragé à apporter des viennoiseries, du café/thé, des bonbons, etc. Bien que les temps aient évolué, l’idée reste la même : remplir l’estomac. Apporter quelque chose à manger au début ou pendant votre présentation ajoutera une note conviviale. Une part de gâteau peut devenir un prix pour ceux qui trouvent le mot manquant (voir technique #2).
#9 : Annoncer la couleur
La réunion ne sera pas vivante, le cadre est clair. Il n’y a rien de pire pour un public que d’attendre quelque chose de vivant et d’être déçu en découvrant que ce n’est pas le cas. Plutôt que d’essayer de rendre votre présentation vivante, annoncez la couleur dès l’introduction : elle ne sera ni amusante, ni vivante, ni ludique. Avec un sourire, vous surprendrez les participants qui ne s’attendront pas à tant de franchise. Posez-leur régulièrement la question pendant votre présentation pour vous assurer qu’elle n’est vraiment pas vivante. En jouant sur cela, vous pouvez créer l’effet inverse.
#10 : Souriez on vous écoute
Votre présentation sera le reflet de votre personnalité. Soyez attentif à vos émotions, elles se refléteront dans votre présentation. Souriez, c’est contagieux grâce aux neurones miroirs. Les participants verront votre présentation sous un autre angle si vous êtes positif.
#11 : Soignez le ton
Choisissez avec soin la tonalité de votre intervention. Comment vous sentez-vous au fond de vous ? Triste ? En colère ? Agressif ? Détendu ? Votre voix reflétera votre personnalité à l’instant T. Dans tous les cas, évitez d’être trop lisse, car cela risque d’endormir votre audience. Mettez-y des impulsions, du rythme, bref, de la vie !
#12 : Coupures pub
Pour casser le rythme de votre présentation, prévoyez des coupures pub. C’est un effet télévisuel bien connu, alors pourquoi ne pas en profiter ? L’idée ici est de quitter votre sujet principal pendant quelques minutes pour aborder un sujet qui n’a rien à voir, avec une forme différente. Cette pause publicitaire recrée le mécanisme d’attention à la fois sur “la pub” et sur votre propos lorsque vous y reviendrez.
#13 : Faire court
Les contraintes créatives sont merveilleuses. En voici un exemple : imaginez que votre réunion de service ne dure que 7 minutes, pas une seconde de plus. Que diriez-vous ? Impossible, il y a tant à dire ! C’est tout l’intérêt de cette technique : la contrainte de temps vous invite à vous concentrer sur l’essentiel et rien d’autre. Plus de blabla, seulement des informations pertinentes et utiles. De quoi récupérer l’attention de votre public
#14 : Jouer à “j’ai retenu”
Toujours inspiré par Thiagi (cet homme a marqué mon chemin de facilitateur), « J’ai retenu » est un jeu génial pour clôturer. Formez un groupe de 6 à 10 personnes et expliquez les règles. Chacun à tour de rôle rappelle une notion essentielle qu’il/elle a retenue de votre intervention. Les redites ne sont pas autorisées et éliminent la personne. Si une personne tarde trop, elle est éliminée aussi. Le jeu s’arrête lorsqu’une seule personne reste dans le jeu. En quelques minutes vous rebalayez tout ce qu’il fallait retenir en vous appuyant sur la mémoire collective
#15 : Poser une question à l’ouverture
Une approche qui pourrait rentrer dans la catégorie des exercices d’inclusions / brise-glace / icebreakers. Choisissez une question à laquelle tout le monde peut répondre : quel est votre film préféré ? Quel est votre plat préféré ? L’idée est ici de mobiliser les personnes par leur centre d’intérêt et de sortir du cadre officiel. Dans l’idéal, vous serez capable de faire une transition entre la question posée et votre présentation pour que l’exercice ait un sens.
Bonus : Choisir le bon moment
Êtes-vous sûr(e) à 100% de votre horaire ? Votre public sera-t-il en forme ? Si j’avais une baguette magique, j’interdirais toutes les réunions pendant la phase digestive et après les horaires de travail 🙂 Si vous voulez que votre réunion soit vivante, assurez-vous qu’elle est bien à l’heure où votre public l’est aussi.
Super bonus : Changer les intervenants par séquence
Cette approche demande un peu de logistique en amont mais la présentation croisée est une approche intéressante car ici vous allez renouveler l’intervenant(e). Vous amènerez des ruptures dans votre présentation et donc vous recréerez des points d’attention. Choisissez vos intervenants avec soin pour qu’ils aient chacun(e) leur style et que le propos reste fluide malgré tout
En synthèse
Créer des aspérités et du rythme, rendre les réunions vivantes implique d’y mettre de soi. Ne comptez pas sur votre audience pour impulser l’énergie initiale mais faites-leur confiance, ils vous suivront si vous leur montrez une autre façon de faire. Les réunions d’information descendantes sont peut-être les plus difficiles à revisiter sans trop de travail. Ces 17 techniques vous invitent à revisiter la forme, qui est au moins aussi importante que le fond.
Si vous cherchez plus d’outils et de techniques et que vous avez un peu de temps, alors ce sera le bon timing pour vous former aux Pratiques D’Ateliers et de Réunions Créatifs (PARC).
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