Comment définir des priorités avec un atelier Vision 20/20 ?

Un atelier idéal pour trier des éléments

Le terme “Vision 20/20” est tiré du livre Innovation Games de Luke Hohmann. L’origine du nom fait référence aux tests que nous faisons chez un ophtalmologue lorsqu’il nous demande de lire des lettres, généralement nous lisons sur une feuille ou les lettres sont écrites de la plus grosse à la plus petite. C’est exactement cette mécanique que nous allons retrouver dans cet atelier.

Pourquoi utiliser cette technique ?

C’est une technique de tri efficace dans les situations suivantes :

  • dans des comités de direction pour prioriser des projets
  • pour des responsables produits qui auraient des éléments à trier
  • des Products Owner ayant un backlog à trier
  • ou n’importe quelle équipe avec des éléments à prioriser

Le but est d’arriver à trier collectivement une liste d’éléments qui paraît contradictoire ou qui paraît difficile à ordonner.

L'atelier tri 20/20 : exemple en vidéo


De quoi ai-je besoin pour animer l'atelier ?

Pour exécuter correctement cet atelier, vous allez avoir besoin

  • de réunir des participant(e)s ayant un avis sur la priorisation. Invitez de préférence des personnes pouvant avoir des avis contraires. Les dialogues et les échanges n’en seront que plus riches
  • Vous aurez également besoin de la liste des tâches que vous souhaitez prioriser
  • Il est indispensable d’avoir chaque élément, chaque projet, chaque élément produit, chaque fonctionnalité, chaque tâche que vous avez à prioriser, qui soit écrite sur une carte. Il y a donc un temps de préparation à prévoir

Si jamais vous déroulez cet atelier en ligne, vous pouvez utiliser des post-it virtuels avec un outil de tableau blanc, comme par exemple Miro, Klaxoon ou Mural.

Comment se déroule l'atelier ?

Mise en place de l’atelier

  1. Formez un tas à partir de l’ensemble des cartes
  2. Placez ce tas au centre de la table autour de laquelle sont disposés les différents acteurs
  3. Vous aurez peut être besoin de passer en revue chacun des éléments au préalable pour que les participant(e)s comprennent ce qu’il y a sur chacune des cartes et puissent poser des questions de clarification
  4. Le groupe va répondre à une seule question : trier l’ensemble de ces éléments, du plus petit au plus grand. On pourrait même affiner le déroulé de la question : trier l’ensemble de ces éléments de ce qui a le plus de valeur à ce qui a le moins de valeur. En fonction des groupes, il sera peut être pertinent de préciser ce qui a le plus de valeur et ce qui a le moins de valeur sur une échelle que vous disposerez sur la table. Cette échelle est relative, elle représente simplement une ligne
  5. Il est important de respecter une seule règle : la règle du silence. Et oui, dans ce jeu, on ne parle pas, c’est ce qui en fait toute la saveur. Si c’est à vous d’animer cet atelier, vous prendrez soin de rappeler cette règle en permanence car évidemment, dans bien des situations, les personnes ont envie de s’exprimer, de partager, de questionner, de réagir. On invite à ce qu’elles restent silencieuses

Déroulement de l’atelier

  1. Le premier tire la première carte du tas et la positionne au centre
  2. Le deuxième joueur a maintenant deux options : il lit la carte et en fonction de ce qu’il observe, il va la positionner sur l’échelle de valeur
  3. Le troisième joueur a désormais deux possibilités. Première possibilité : il n’est pas d’accord avec la position de la carte. À ce moment-là, il prend la carte avec laquelle il n’est pas d’accord et il la positionne au bon endroit. Il a donc le droit de corriger ou en tout cas de modifier l’avis d’une personne passée avant. Autre possibilité : il pense que le tri tel qu’il est présenté est satisfaisant. Il tire donc une nouvelle carte qu’il positionne cette fois-ci soit avant, soit au milieu, soit après sur l’échelle de valeur

Le jeu est désormais lancé et vous allez répéter ces actions jusqu’à épuisement des cartes. Chaque personne en silence aura donc la possibilité soit de corriger la place d’une des cartes, soit de tirer une nouvelle carte et de la positionner comme elle l’entend sur l’échelle de valeur. Très rapidement, le nombre d’éléments présents et triés sur la table va augmenter.

Mise en avant des divergences et convergences

Vous allez vous apercevoir qu’il peut y avoir des divergences de points de vue ou au contraire, vous allez remarquer des convergences.

Et c’est là tout l’intérêt de cet exercice. C’est parce qu’il est fait en silence qu’on souhaite observer deux choses :

  • la première, les zones de convergence : le groupe montre qu’il est d’accord sur la quasi-totalité des éléments en fonction de la priorité qui ressort. Vous savez donc quelle action vous devez engager en priorité puisque vous allez respecter le sens de votre valeur
  • À l’inverse, si vous vous retrouvez dans une situation où une personne change l’ordre, une autre n’est pas d’accord et remet cette carte à l’endroit et que cette opération est répétée plusieurs fois. Il sera peut être pertinent, en tant que facilitateur, d’intervenir et de dire que cette carte sera discutée à la fin de l’atelier

Clôture de l’atelier

Lorsqu’il n’y a plus de cartes en jeu, on fait un dernier tour pour s’assurer que plus personne n’a de modification à faire. Si aucune modification n’est demandée, le jeu est officiellement terminé et vous pouvez passer au débriefing.

Lors du débriefing, interrogez les personnes sur ce qu’elles pensent du résultat puisqu’elles ont devant elles un tri convergé, c’est-à dire l’ensemble des participants qui sont a priori d’accord.
Ils ont fait ce qu’on appelle un compromis sur un tri de la questions avec celle qui a le plus de valeur vers celle qui a le moins de valeur. Ce tri est désormais la propriété collective du groupe.

Quelle durée prévoir ?

Il est très facile de trier 30, 40, 50 voire beaucoup plus d’éléments avec un groupe de 5 à 10 personnes. Évidemment, on dimensionnera le temps en fonction de la taille du groupe et de la taille des éléments. Pour vous donner une idée, pour un groupe de 5 personnes avec une vingtaine d’éléments, comptez entre 15 et 30 minutes. Pour un groupe qui aurait une cinquantaine d’éléments et qui serait composé d’une dizaine de personnes, prévoir peut être entre 1 et 2 h.

Parfois, la dynamique de groupe peut être tellement rapide et tellement efficace que ça prendra beaucoup moins de temps. Dans cette situation, privilégiez le temps du débriefing.

Pour conclure

Le meilleur moment pour jouer cette technique de la vision 20/20, c’est lorsqu’un groupe a identifié un ensemble de choses à faire et qu’il ne sait pas définir les priorités ou qu’un groupe définit que tout a la même priorité.

En respectant bien la règle du silence, le résultat sera celui du groupe et vous aurez ainsi un ensemble de personnes alignées sur le même résultat.

Je vous rappelle les quelques règles pour bien réussir cet atelier :

  • avoir un groupe avec une bonne diversité d’opinions
  • trier en silence
  • prendre le temps du débriefing et, en tant que facilitateur, poser la question au groupe : que voyez-vous ? Êtes-vous d’accord avec ce que vous voyez ?

C’est parti, à vous de jouer !

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