Créer un temps collectif utile après une matinée de présentations
- Publié par Romain
- le
- Thématique : Intelligence collective
J’ai eu récemment une réunion de cadrage pour préparer une intervention lors d’une journée professionnelle réunissant plusieurs dizaines de personnes. Au départ, la demande était de concevoir un temps collectif l’après-midi, après une matinée déjà bien remplie. En échangeant avec le client, j’ai compris que l’équipe aura déjà vécu trois séquences : une présentation prospective, un sujet autour de la data, puis un partage d’expériences entre participant·es, avec leurs réussites, leurs flops et leurs opportunités.
Ce détail change beaucoup de choses. On ne conçoit pas le même atelier pour ouvrir une journée que pour intervenir après plusieurs heures de présentation. Dans le premier cas, on peut installer progressivement le sujet. Dans le second, il faut composer avec une matière déjà présente, des idées qui circulent, des questions peut-être encore ouvertes, et une attention qui n’est plus tout à fait la même.
Le risque : préparer "son" atelier sans regarder la journée complète
On reçoit une demande, on regarde la durée disponible, le nombre de participant·es, l’objectif annoncé, puis on construit un déroulé propre. Sur le papier, tout peut tenir. Mais le jour J, on découvre que le groupe a déjà passé trois heures à écouter, que certains sujets ont été largement ouverts le matin, ou que les participant·es ont surtout besoin de trier ce qu’ils viennent d’entendre.
Dans ce cas, ajouter une nouvelle présentation, même bien faite, peut vite devenir contre-productif. Les participant·es n’ont pas forcément besoin d’une couche d’information supplémentaire. Ils ont plutôt besoin d’un temps pour faire quelque chose avec ce qui vient d’être posé : clarifier, relier, prioriser, questionner, décider, imaginer une suite. C’est souvent là que l’atelier prend sa vraie valeur.
Les questions à poser au cadrage
Dans ce type de situation, je trouve utile de poser quelques questions très simples avant de concevoir quoi que ce soit.
- Qu’est-ce qui se passe juste avant notre intervention ? Les participant·es auront-ils surtout écouté, débattu, produit, marché, mangé, attendu ? La réponse donne déjà beaucoup d’informations sur le niveau d’énergie disponible.
- Quelle matière aura déjà été posée ? Des chiffres, une vision stratégique, des retours terrain, des irritants, des opportunités ? Cela permet d’éviter les doublons et de s’appuyer sur ce qui existe déjà.
- Qu’attend-on vraiment de ce temps collectif ? Est-ce qu’il doit permettre de comprendre, de s’approprier, de produire, de décider, de créer de l’adhésion, de faire émerger des tensions utiles ? Derrière un mot comme “atelier”, il peut y avoir des attentes très différentes.
- Enfin, qu’est-ce qui serait vraiment utile pour les participant·es à ce moment précis ? Ce n’est pas toujours la même chose que ce qui paraît utile au commanditaire sur le papier. Après une matinée dense, l’utilité peut parfois tenir au fait d’aider le groupe à passer de “j’ai entendu beaucoup de choses” à “je vois ce que j’en fais“.
Ce que ça change dans la conception
Concrètement, après une matinée de présentations, je vais rarement commencer par un long apport. Je préfère ouvrir par une question de reconnexion : ce que les participant·es retiennent, ce qui les questionne, ce qui leur semble important pour la suite. Ça permet de repartir de leur réalité plutôt que d’imposer immédiatement mon propre déroulé.
Je vais aussi chercher à réduire la quantité de nouveaux contenus. C’est parfois frustrant, parce qu’on a toujours envie d’apporter de la valeur, de transmettre, de montrer qu’on maîtrise le sujet. Mais dans un atelier, la valeur ne se mesure pas au nombre de notions partagées. Elle se mesure plutôt à ce que le groupe arrive à faire avec ce qui est déjà là.
Enfin, je vais privilégier une activité qui transforme l’écoute en action. Par exemple : choisir les idées les plus prometteuses, formuler des questions de travail, prioriser des pistes, identifier ce qui manque pour avancer, ou représenter visuellement les liens entre plusieurs sujets abordés dans la matinée.
Le visuel comme support d’appropriation
Dans ces contextes, la facilitation graphique peut être particulièrement utile pour aider le groupe à structurer une matière qui peut être assez dispersée. Après plusieurs présentations, chacun repart avec ses propres notes, ses propres filtres, ses propres interprétations. Mettre les idées au mur, les organiser, les relier, les reformuler permet de créer un support commun.
Ce support visuel devient une sorte de carte provisoire. On peut y voir ce qui revient souvent, ce qui reste flou, ce qui fait débat, ce qui pourrait devenir une piste concrète. Il aide aussi à inclure des profils différents : certaines personnes entrent par les détails, d’autres par la vue d’ensemble, d’autres encore par les décisions à prendre. Le visuel permet de tenir ces différents niveaux sans tout écraser dans une synthèse trop rapide.
Un bon atelier n’ajoute pas toujours du contenu
Ce que je retiens de cette préparation, c’est qu’un bon atelier n’est pas forcément celui qui apporte le plus de contenu. C’est souvent celui qui arrive au bon endroit dans la journée, avec le bon niveau d’ambition, et qui permet au groupe de franchir une étape.
On associe souvent la valeur d’une intervention à ce qu’elle “apporte”: une méthode, des outils, des idées nouvelles, un cadre supplémentaire. Bien sûr, tout cela peut être utile. Mais dans beaucoup de situations collectives, le problème n’est pas le manque de contenu. Les organisations produisent déjà beaucoup d’informations, de supports, de diagnostics, de plans d’action, de présentations. Ce qui manque parfois, c’est un espace pour faire quelque chose de cette matière.
Après une matinée de présentations, cette étape peut être modeste mais précieuse : faire le tri, relier les idées, passer d’un sujet intéressant à une piste concrète, ou simplement permettre aux participant·es de reprendre une posture active.
Je crois que c’est une bonne question à se poser quand on prépare un séminaire, une journée d’équipe ou un atelier : est-ce que nous sommes en train d’ajouter une séquence, ou est-ce que nous sommes en train de créer un déclic ? Une séquence occupe du temps. Un déclic aide le groupe à changer d’état : comprendre autrement, décider plus clairement, se projeter plus concrètement, ou simplement repartir avec une lecture plus partagée de ce qui vient de se jouer.
C’est probablement une bonne définition de la facilitation : ne pas ajouter du mouvement pour donner l’impression qu’il se passe quelque chose, mais créer les conditions pour que le groupe fasse quelque chose de pertinent avec ce qui est déjà là.
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L'auteur
Romain Couturier
J’aide les équipes à mieux organiser leur travail pour gagner en fluidité et en efficacité au quotidien. Ce que j’aime le plus, c’est explorer les dynamiques de groupe et transmettre des outils qui rendent le travail plus clair et collaboratif. Si vous voulez en discuter ou découvrir mes partages, connectez-vous avec moi sur LinkedIn !
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