Créer un temps collectif utile après une matinée de présentations
- Publié par Romain
- le
- Thématique : Intelligence collective
J’ai récemment pris part, en tant que facilitateur et coach agile, à une journée professionnelle réunissant plusieurs dizaines de personnes. L’objectif était de faire découvrir ce qu’est l’Agilité, à quels enjeux elle répond, en 1h30 à un public de 20 responsables marketing.
La demande était donc de concevoir ce temps collectif. Pendant le cadrage, je découvre que l’atelier de découverte aura lieu l’après-midi, après un agenda matinée et début d’après-midi déjà bien remplis avec : une présentation prospective, un sujet autour de la data, et un partage d’expériences entre participant·es, avec leurs réussites, leurs flops et leurs opportunités.
Cette information change beaucoup de choses. On ne conçoit pas le même atelier pour ouvrir une journée que pour intervenir après plusieurs heures de présentation. Dans le premier cas, on peut installer progressivement le sujet. Dans le second, il faut composer avec un niveau d’énergie, des cerveaux déjà bien remplis, des PC ouverts et des mails qui s’empilent, bref une attention qui n’est plus tout à fait la même.
Le risque : préparer "son" atelier sans regarder la journée complète
Quand je reçois une demande d’atelier, je regarde (entre autres choses) : la durée disponible, le nombre de participant·es, l’objectif annoncé, l’espace, le livrable, puis je construis une première ébauche de déroulé. Sur le papier, tout peut tenir. Mais le jour J, il faut s’adapter au contexte, par exemple découvrir que le groupe a déjà passé trois heures à écouter, qu’ils ont 45min de retard sur le planning de début, qu’il fait (très chaud) dans la salle et qu’il faut basculer … en anglais (for sure).
Dans ce cas, ajouter une nouvelle présentation, même bien faite, peut vite devenir contre-productif. Les participant·es n’ont pas forcément besoin d’une couche d’information supplémentaire. Ils ont plutôt besoin d’un temps pour faire quelque chose. C’est là qu’on casse les codes avec un atelier qui mobilise le plus possible les sens : vue, toucher, auditif.
Les questions à poser au cadrage
Dans ce type de situation, je trouve utile de poser quelques questions très simples avant de concevoir quoi que ce soit.
- Qu’est-ce qui se passe juste avant notre intervention ? Les participant·es auront-ils surtout écouté, débattu, produit, marché, mangé, attendu ? La réponse donne déjà beaucoup d’informations sur le niveau d’énergie disponible.
- Quelle matière aura déjà été posée ? Des chiffres, une vision stratégique, des retours terrain, des irritants, des opportunités ? Cela permet d’éviter les doublons et de s’appuyer sur ce qui existe déjà.
- Qu’attend-on vraiment de ce temps collectif ? Est-ce qu’il doit permettre de comprendre, de s’approprier, de produire, de décider, de créer de l’adhésion, de faire émerger des tensions utiles ? Derrière un mot comme “atelier”, il peut y avoir des attentes très différentes.
- Enfin, qu’est-ce qui serait vraiment utile pour les participant·es à ce moment précis ? Ce n’est pas toujours la même chose que ce qui paraît utile au commanditaire sur le papier. Après une matinée dense, l’utilité peut parfois tenir au fait d’aider le groupe à passer de “j’ai entendu beaucoup de choses” à “je vois ce que j’en fais“.
Ce que ça change dans la conception
Concrètement, après une matinée (ou plus) de présentations, je vais rarement commencer par un long apport. Je préfère ouvrir par une question de reconnexion (ex : Réussissez-vous vos projets ? Pensez-vous être déjà agile ? Qui a compris la question ?) en lien avec les participant(e)s. Ça permet de partir de leur réalité plutôt que d’imposer immédiatement mon propre déroulé sur une thématique (Agile) qui risque de perdre les gens.
Je vais aussi chercher à réduire la quantité d’idées à retenir. C’est parfois frustrant, parce qu’on a toujours envie d’apporter de la valeur, de transmettre, de montrer tout ce qu’on maîtrise du sujet. Mais dans un atelier, la valeur ne se mesure pas au nombre de notions partagées. Elle se mesure plutôt à ce que le groupe arrivera à faire avec.
Je vais ensuite privilégier une activité qui transforme l’écoute en action. Par exemple ici : construire une stratégie marketing en itérations de 8min avec pitch au CIO présent pour récolter du feedbacks. Ça doit bien occuper et mettre en mouvement les personnes.
Enfin, laisser les 10 dernières minutes pour le débriefing (essentiel). Pour les questions, s’il y en a, les personnes désireuses d’échanger viendront les poser en direct.
Le visuel comme support d’appropriation
Dans ces contextes, je pratique à haute dose la facilitation graphique pour aider le groupe à se concentrer et à s’aproprier une matière qui peut être assez floue de prime abord. Après plusieurs présentations dans la journée, les gens s’attendent à de nouveaux slides. Si on a de la chance, certain(e)s sont encore attentif(ve). Mettre les idées au mur, les représenter même de manière simple, casse la routine installée et permet de créer un support commun.
Ce support visuel devient notre cadre de référence. J’y pose les idées associées avec des visuels pour ancrer les notions essentielle et laisser une trace unique dans une journée qui finalement se ressemble depuis le matin. Ce support visuel aide aussi à absorber/comprendre, au rythme des participants, une information qui à ce moment de la journée est complexe par sa nouveauté, ses concepts et son vocabulaire associé.
Un bon atelier n’ajoute pas toujours du contenu
On associe souvent la valeur d’une intervention à ce qu’elle “apporte”: une méthode, des outils, des idées nouvelles, un cadre supplémentaire. Bien sûr, tout cela est important. Mais dans beaucoup de situations collectives, le problème n’est pas le manque de contenu. Les organisations produisent déjà beaucoup d’informations, de supports, de diagnostics, de plans d’action, de présentations. Ce qui manque souvent, c’est un espace pour faire quelque chose de cette matière.
Après une journée de présentations, mes ateliers sont une étape modeste mais précieuse : permettre aux participant·es de reprendre une posture active.
Et je crois que c’est une bonne question à se poser quand on prépare un séminaire, une journée d’équipe ou un atelier : est-ce que nous sommes en train d’ajouter une séquence, ou est-ce que nous sommes en train de créer les conditions d’un déclic ? Une séquence occupe du temps. Un déclic aide le groupe à changer de vision pour demain.
C’est probablement une bonne définition de la facilitation : ne pas ajouter un temps pour donner l’impression qu’il se passe quelque chose, mais créer les conditions (spatiales, visuelles et intellectuelles) pour que le groupe fasse quelque chose de pertinent avec ce qui est déjà là.
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L'auteur
Romain Couturier
J’aide les équipes à mieux organiser leur travail pour gagner en fluidité et en efficacité au quotidien. Ce que j’aime le plus, c’est explorer les dynamiques de groupe et transmettre des outils qui rendent le travail plus clair et collaboratif. Si vous voulez en discuter ou découvrir mes partages, connectez-vous avec moi sur LinkedIn !
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