Organiser un séminaire de 120 personnes : retour d’expérience sur un Forum Ouvert
- Publié par Romain
- le
- Thématique : Intelligence collective
Quand on parle de Forum Ouvert à un client, il y a souvent deux réactions. La première, c’est l’intérêt. Le format intrigue, parce qu’il permet de faire émerger les sujets du terrain, de décloisonner les échanges et d’impliquer vraiment les participant·es. La seconde, c’est une forme d’inquiétude : comment fait-on pour organiser une journée de ce type avec autant de personnes ? Comment éviter que ce soit flou ? Comment faire pour que les participant·es construisent eux-mêmes le programme sans que cela tourne au grand moment de flottement collectif ?
J’ai récemment préparé et animé une journée de ce type pour plus de 120 professionnel·es intervenant auprès des jeunes. L’objectif était de favoriser l’interconnaissance entre acteurs jeunesse et faire émerger des contenus utiles pour alimenter ensuite un guide de ressources. Le cadre prévoyait à la fois la préparation de la journée, l’animation du Forum Ouvert et la transmission des contenus collectés. Je partage ce retour d’expérience qui peut être utile si vous envisagez d’organiser une journée participative, un Forum Ouvert ou un événement de co-construction avec un grand groupe.
À noter : Si vous ne connaissez pas le Forum Ouvert, j’ai rédigé un article complet à ce sujet.
Pourquoi choisir un Forum Ouvert pour une journée participative ?
Avec un grand groupe, on pourrait être tenté de construire un programme très cadré en amont, avec des tables rondes, des interventions, puis quelques temps d’échange. Ce n’est pas absurde mais ce n’est pas toujours ce qu’il y a de plus pertinent. Quand l’enjeu est de faire se rencontrer des professionnel·es issus de structures différentes, de faire remonter les préoccupations du terrain et de produire une matière vivante, le Forum Ouvert a un vrai intérêt : il permet aux participant·es de contribuer à la fois au contenu et à la dynamique de la journée. Ce que j’aime dans ce format, c’est qu’il ne met pas les gens en position de simple réception. Il leur donne une place active dans la construction du programme, tout en gardant un cadre clair. Encore faut-il que ce cadre soit réellement pensé. Un Forum Ouvert, contrairement à ce qu’on imagine parfois, n’est pas un format improvisé.
Comment préparer un Forum Ouvert de 120 personnes ?
Sur ce type d’événement, une grande partie de la réussite se joue avant même le jour J. Dans le cas de cette journée, il fallait anticiper un volume important de personnes, avec un nombre variable entre le matin et l’après-midi, plusieurs espaces à disposition, des temps de circulation, des restitutions à recueillir, et une logistique suffisamment solide pour que la journée reste lisible. Les effectifs prévus tournaient autour de 120 à 130 personnes inscrites, avec des ajustements entre les présences du matin et de l’après-midi.
Concrètement, cela veut dire travailler sur des sujets très simples en apparence, mais décisifs dans la réalité :
- Le nombre d’îlots et leur répartition dans les salles
- Les noms des espaces pour faciliter le repérage
- Le matériel disponible sur chaque table
- Les supports de restitution
- Les transitions entre les sessions
- L’accueil, les badges, la circulation
- La manière de rendre le programme visible au fur et à mesure
Ce n’est pas la partie la plus visible d’une journée participative mais c’est souvent celle qui fait la différence entre un dispositif fluide et une organisation qui fatigue tout le monde.
Comment construire le programme avec les participants ?
C’est sans doute la question qui revient le plus souvent chez les commanditaires. Et je la trouve très légitime parce que, vu de l’extérieur, l’idée même du Forum Ouvert peut sembler un peu déstabilisante : on réunit plus de 100 personnes, on pose une grande question, et ce sont elles qui vont faire émerger les sujets de travail. Dans la réunion de préparation, ce point revenait très clairement. Il y avait un vrai besoin de se représenter ce moment :
- Comment les sujets allaient apparaître ?
- Comment les participant·es allaient se lancer ?
- Comment on passait de cette ouverture à un programme concret ?
Ce que j’explique souvent, c’est qu’on ne demande pas à un grand groupe de produire spontanément des sujets sans préparation. Il faut un sas.
Sur cette journée, j’avais prévu un premier temps individuel avec du matériel sur les tables pour que chacun puisse réfléchir tranquillement à ce qu’il avait envie d’apporter. Cela évite de mettre 120 personnes face à une injonction du type : “allez-y, proposez vos sujets.” Ce moment de préparation individuelle change beaucoup de choses :
- Il réduit le stress
- Il donne aux personne quelque chose à formuler
- Il évite l’effet page blanche
- Il rend la prise de parole plus accessible
Ensuite seulement, on passe à la mise en commun.
Forum Ouvert : quand le groupe se met en mouvement
Il y a dans un Forum Ouvert un moment qui surprend presque toujours les personnes qui ne l’ont jamais vécu. Au début, il peut y avoir quelques secondes de silence, une salle qui observe. Puis quelques personnes se lancent. Et à partir de là, le groupe bascule. Je parle de “moment magique” du Forum Ouvert, mais bien sûr ce n’est pas de la magie. C’est un mécanisme humain assez simple : dans un grand groupe, quelques personnes se mettent en mouvement, cela rassure les autres, et une dynamique collective se crée. Une fois que les premiers sujets sont proposés, le reste suit beaucoup plus naturellement. C’est souvent ce passage qui impressionne le plus les observateurs.
Et c’est aussi celui qui montre qu’un collectif n’a pas forcément besoin qu’on lui dise tout. Il a surtout besoin d’un cadre suffisamment clair pour oser contribuer. C’est là que le rôle du facilitateur ou de la facilitatrice est central pour rendre ce moment possible.
La logistique d’une journée participative
Quand on parle d’animation de grand groupe, on pense souvent à la posture, aux consignes, à l’énergie de salle. On a raison mais si la logistique n’est pas au rendez-vous, tout devient plus compliqué. Dans ce cas précis, la journée devait s’appuyer sur plusieurs sessions le matin et l’après-midi, avec des temps d’intersession pour permettre les déplacements, les changements de groupe et la préparation des restitutions. Le déroulé prévoyait trois sessions le matin, deux l’après-midi, avec un temps d’ouverture dédié à la constitution du programme
Nous avions aussi anticipé tout le matériel nécessaire pour les îlots : feutres, blocs, feuilles, scotch, paperboards, et différents supports pour recueillir les échanges. J’avais également imaginé un système de QR codes pour que les participant·es puissent consulter à tout moment ce qui se passait “ici et maintenant” : quelle session était en cours, sur quel sujet, dans quel espace. L’idée répondait à une contrainte très concrète de circulation entre plusieurs zones. C’est un bon exemple de ce que j’essaie toujours de faire dans ce genre de journée : enlever un maximum de frottements inutiles. Quand 120 personnes doivent se repérer, choisir, bouger, revenir, contribuer et restituer, la clarté est une condition de réussite.
Forum Ouvert : ce que le facilitateur apporte
On pourrait croire que le rôle du facilitateur·trice consiste surtout à mettre de l’ambiance ou à “faire participer”. Ce n’est pas comme ça que je vois les choses. Dans un Forum Ouvert, cette personne apporte surtout quatre choses :
- Un cadre compréhensible
- Une mécanique qui tient
- Une capacité à rassurer sans verrouiller
- Une attention constante à ce qui rend la participation possible
Sur cette journée, par exemple, il fallait à la fois expliquer les règles du Forum Ouvert, rappeler la loi des deux pieds, permettre aux porteurs de sujets de tenir leur espace, organiser les temps de respiration et garantir que les restitutions puissent être produites dans de bonnes conditions. L’animation ne se réduit pas à parler devant le groupe. Elle consiste à tenir un cadre assez solide pour que les participant·es puissent réellement s’en emparer. C’est précisément ce que recherchent beaucoup de commanditaires : un format participatif, oui, mais qui ne repose ni sur l’improvisation, ni sur la bonne volonté seule.
Faire émerger des contenus utiles grâce à une journée de co-construction
Dans cette mission, l’enjeu n’était pas seulement de faire vivre une belle journée. Il fallait aussi produire une matière exploitable pour la suite, avec des synthèses d’ateliers destinées à nourrir un futur guide de ressources. C’était explicitement prévu dans les livrables de la prestation. Une journée participative réussie ne se mesure pas seulement à l’énergie dans la salle ou au nombre d’échanges. Elle se mesure aussi à ce qu’elle rend possible après coup :
- Des idées plus claires
- Des priorités mieux formulées
- Des contributions recueillies de manière exploitable
- Des croisements entre acteurs qui n’auraient pas eu lieu autrement.
C’est aussi pour cela qu’un vrai travail de conception est nécessaire en amont. Si l’on veut qu’une journée produise autre chose qu’un bon moment, il faut penser dès le départ à la manière dont les contenus vont émerger, circuler et être réutilisés.
Pour conclure
Dans la réalité, ce qui m’intéresse, ce n’est pas tant la taille du groupe que ce qu’on rend possible pour lui. Quand le cadre tient, que les personnes comprennent ce qu’elles peuvent faire, et qu’on ne cherche pas à tout contrôler, il se passe souvent des choses très simples et très fortes à la fois : des sujets émergent, des liens se créent, des idées circulent. Je trouve cela toujours assez précieux à observer.
Plus j’anime ce type de journée, plus je me dis qu’il y a une tension assez classique dans nos organisations. D’un côté, on veut de la participation, de l’engagement, des échanges utiles. De l’autre, on est parfois tenté de tout sécuriser en amont, au point de réduire fortement la place laissée au groupe. Mais un cadre trop faible laisse les gens seuls tandis qu’un cadre trop serré les empêche d’apporter ce qu’ils ont vraiment à dire. C’est peut-être une question utile à se poser avant toute journée participative : est-ce qu’on veut seulement faire participer les gens à un programme déjà écrit, ou est-ce qu’on est prêt à leur laisser une vraie part dans ce qui va se construire ?
Ce format vous intéresse ?
Vous préparez un séminaire et le format du Forum Ouvert vous intéresse ?
On peut vous aider à concevoir votre journée, briefer les intervenant·es et trouver le bon rythme pour votre événement.
L'auteur
Romain Couturier
J’aide les équipes à mieux organiser leur travail pour gagner en fluidité et en efficacité au quotidien. Ce que j’aime le plus, c’est explorer les dynamiques de groupe et transmettre des outils qui rendent le travail plus clair et collaboratif. Si vous voulez en discuter ou découvrir mes partages, connectez-vous avec moi sur LinkedIn !
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