Un exemple de rétrospective à distance inspiré du World Café

world café et rétrospective agile

Dans cet article, je vous partage le déroulé intégral d’une rétrospective conçue pour une équipe Scrum que j’accompagne.

Idée générale de cette rétrospective

Un “micro” World Café qui permettra de réguler les conversations (en petit groupes de quatre personnes) et de maîtriser le temps (par les hôtes de table).

Objectif de la rétrospective

Amener l’équipe à identifier un vrai levier de changement.

Public présent

10 personnes dont 2 animateurs

Livrables

Classique 🙂 Comme pour une rétrospective, des actions qui soient réalisables sur la prochaine itération.

Logistique

  • Tout le monde est à distance, personne n’est sur le même site
  • Système de visio conférence : Teams
  • Chaque participant a besoin d’un papier et d’un crayon
  • Miro est utilisé comme tableau blanc collaboratif (Klaxoon ou Mural auraient fait l’affaire aussi)
  • Durée : 2h15 maximum (pas de pause)

Risques

L’agenda de la rétrospective manque peut-être de fun : comment ajouter du fun dans cette rétrospective sachant que les personnalités sont assez différentes et ne sont pas toutes réceptives aux mêmes jeux ou brise-glaces ?

Les pistes identifiées sont : portrait chinois, faire une photo de son espace de travail, choisir un objet et expliquer en quoi il représente le projet, jouer quelques minutes sur le site skribble.io.

Préparation

Suite à la discussion avec la Scrum Master, 2 questions majeures émergent de l’équipe :

  • Comment sait-on ce qu’on a à faire ?
  • Pour quoi et pour qui faisons-nous ce que nous faisons ?

Deux salles de Visio Teams ont été créées.

Un tableau Miro a été créé.

L’invitation envoyée aux participants indique toutes les URLs dont les participants auront besoin.

Le déroulé de la rétrospective

  • Rappel du cadre
  • Rappel de l’objectif de la rétrospective
  • Suivi des actions précédentes

Comme nous sommes sur Teams et qu’il n’y a pas de fonctionnalité de sous-groupe, deux salles ont été créées. L’une sera la plénière et l’autre sera une salle sous-groupe (utilisée uniquement lors des activités en sous-groupe).

Formation des sous-groupes et répartition en salle sur la base du volontariat.

5 personnes restent dans la salle plénière qui devient alors une salle de sous-groupe.

L’autre salle de visio est utilisée pour l’autre sous-groupe pour traiter l’autre question.

Chacun des sous-groupe a un hôte qui est l’équivalent de l’hôte de table d’un World Café. Ses mission sont entre autre de cadrer les échanges, consigner les idées clés, réguler les conversations si besoin, relancer les conversations par des questions.

Objectif de cette séquence : explorer la question sous l’angle qui paraît le plus approprié par les participants.

 
 

 Les personnes qui étaient dans la salle de visio n°1 basculent dans la salle de visio n°2 et vice-versa. Seuls les hôtes des salle de visio restent dans leur salle de visio.

Il commence par leur partager le fruit des réflexions du sous-groupe précédent. Des questions de clarification peuvent être posées. Si l’hôte de table ne sait pas répondre, il faut certainement inviter les participants à poursuivre la conversation, à compléter les idées précédentes. L’hôte de table consignera tout ce qui aura été dit sous Miro.

La salle de visio principale (qui était utilisée alors par un sous-groupe) reprend sa fonction de salle plénière. Il y a donc 5 personnes qui ne bougent pas et 5 nouvelles personnes qui viennent rejoindre la salle de visio n°1.

Restitution n° 1 par un hôte de table. Le premier hôte de table fait la restitution de la salle de visio dans laquelle il était en essayant de proposer une synthèse qui raconte la meilleure histoire. Il est possible que les participants posent des questions.

Restitution n°2 sur le même principe que la restitution n°1.

Chaque participant est alors invité à générer une liste de solutions par rapport aux questions qui étaient posées. Il fait cet exercice individuellement en écrivant ses idées sur un cahier ou sur une feuille volante. Les animateurs ne prennent pas nécessairement notes car cette saisie est faite en silence.

Chaque participant est invité à identifier une ou plusieurs solutions qu’il sera libre de faire et de mener sans ressources ou sans besoin d’autorité extérieure.

Il est possible que certaines des solutions identifiées précédemment dépendent d’une ou plusieurs personnes.

Il sera essentiel à ce moment-là de rassurer les participants sur le fait que cette étape est sans doute la plus difficile et qu’ils produiront alors moins de solutions (d’où son nom 15 % solutions …). Chaque participant écrit sa ou ses solutions sur sa feuille.

Chaque participant a 3 minutes pour présenter la ou les solutions qu’il a identifiées et qu’il pourra faire sans ressources ni autorité extérieure. Il profite de l’aide du sous-groupe pour bonifier et améliorer ses actions. Le sous-groupes se met à la disposition de chaque individu. La mission de l’hôte de table est alors de bien faire respecter le temps soit 3/4 minutes par personne maximum. Dès qu’une personne a terminé, on passe à la personne suivante.

Tous les participants sont ensembles. Chaque participant partage à son tour les actions individuelles qui ont été bonifiées par le sous-groupe précédent. Les animateurs ne sont pas responsables de la saisie des actions individuelles. (Chaque participant est responsable des actions qu’il a identifiées puisque chaque action pourra se faire sans ressources ou autorité extérieure). Si besoin il pourra y avoir des questions de clarification. Les animateurs veilleront à ce qu’il n’y ait pas d’ouverture de nouvelles discussions.

Les participants échangent rapidement sur leur ressenti et ce que la rétrospective leur a apporté.

Comment la rétrospective s’est déroulée en pratique ?

Une fois ce déroulé de rétrospective cadré et posé sur papier, passons à la pratique : comment s’est finalement passé cet exercice dans la vraie vie ?

Nous avons passé plus de temps au démarrage pour que tout le monde passe l’étape 2 🙂 Également, le changement de salle sous Teams semble avoir posé quelques problèmes techniques. Là aussi nous avons perdu quelques précieuses minutes que nous avons rattrapées en supprimant les étapes 9 et 11.

Les participants ont apprécié ce format qui offre de l’autonomie, qui permet à chacun d’être responsable et acteur dans une équipe agile. Le format en sous-groupe a offert à chacun plus de temps de parole.

La contre-partie est que l’équipe s’habitue aux rétrospectives variées, il faudra donc être inventif pour la prochaine 🙂

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