Les réponses à vos questions sur la gestion du temps

Quand tout est urgent, c’est le signe qu’on manque de clarté sur nos priorités. Prenez une pause pour respirer et réfléchir à l’impact de chaque tâche sur le long terme. Demandez-vous : “Qu’est-ce qui se passe si je ne fais pas ça maintenant ?” Une tâche peut être urgente sans être vraiment essentielle. Utilisez la matrice d’Eisenhower (voir plus bas) pour faire le tri et définir ce qui est vraiment crucial. Se rendre compte que certaines “urgences” n’ont pas de réel impact peut être très libérateur.

Pour vous aider à identifier ce qui est vraiment urgent prenez cette définition : est urgent ce qui est vital ou s’il y a un risque économique. Tout le reste, ce sont des urgences d’”égo” et donc non urgent 🙂

Commencez par identifier les moments où vous êtes le ou la plus concentré.e, et bloquez ces créneaux dans votre agenda comme des “périodes de focus”. Informez vos collègues que vous serez moins disponible pendant ces moments. 

Une autre astuce est de regrouper les réponses aux sollicitations à certains moments de la journée : par exemple, prévoyez un créneau de 30 minutes le matin et un autre en fin d’après-midi pour traiter les emails et répondre aux demandes. Cela vous permettra de vous concentrer sur vos tâches importantes sans être constamment interrompu.

Utilisez la communication non violente (CNV) pour exprimer vos besoins sans froisser : par exemple, lorsque quelqu’un vient vous interrompre, vous pouvez dire calmement, “Je comprends que tu as besoin de mon aide mais je suis concentré sur une tâche en ce moment. Est-ce que ça te va si on se fixe un moment plus tard pour en discuter ?”

Enfin, si une interruption est inévitable, utilisez la technique du “post-it”. Notez rapidement où vous en étiez et ce que vous aviez prévu de faire ensuite. Cela vous aidera à reprendre le fil plus facilement après l’interruption.

Ah, la procrastination… un grand classique pour les tâches importantes mais qui n’ont pas de deadline pressante. Une astuce qui marche bien : planifiez ces tâches dans votre agenda comme un rendez-vous avec vous-même, et respectez-le comme s’il s’agissait d’un client. Utilisez la “règle des 5 minutes” pour amorcer la pompe : engagez-vous à travailler dessus juste 5 minutes. Souvent, c’est le premier pas qui est le plus difficile, et une fois lancé, c’est plus facile de continuer.

Je sais, c’est tentant de vouloir tout faire, surtout quand ça vient du boss et qu’on ne veut pas décevoir. Mais soyons réalistes, mieux vaut ne pas sacrifier la qualité juste pour tout boucler. Prenez un moment pour discuter des priorités avec lui ou elle. Expliquez clairement ce que vous avez déjà en cours et demandez un coup de main pour ajuster les priorités ensemble. L’idée, c’est de se concentrer sur ce qui a vraiment de l’impact et de repousser ce qui peut l’être. Montrer que vous voulez bien faire mais avec du discernement, c’est un signe de maturité professionnelle.

Vous allez apprendre à dire “Non”. C’est dur mais ça se travaille, comme par exemple avec la CNV.

Divisez les longs projets en sous-tâches. Classez chaque sous-tâche dans la matrice d’Eisenhower : qu’est-ce qui est important et urgent à ce stade ? Qu’est-ce qui peut être préparé en amont ? En vous concentrant sur une étape à la fois, vous transformez l’énorme projet en petites actions concrètes et gérables. Chaque petit pas est une victoire, et ça motive à continuer.

Travailler en équipe sur des priorités peut devenir un vrai casse-tête si chacun a sa propre vision de ce qui est essentiel. Une bonne idée est de partager la matrice avec l’équipe et de classer les tâches ensemble. Cette démarche collaborative permet de clarifier les responsabilités de tout le monde et de s’assurer que chacun.e concentre ses efforts là où ça compte le plus. En plus, ça crée un vrai esprit d’équipe et de la synchronisation.