Maîtrisez votre agenda :
comment avoir une gestion du temps équilibrée ?

La gestion du temps est un sujet qui concerne toutes les professions. Le fait d’avoir un agenda bien rempli est souvent perçu comme positif, après tout ça témoigne d’une activité intense non ? À cette frénésie professionnelle pourra s’ajouter celle de notre (nos ?) vies personnelles. Et pour couronner le tout, il existe un risque réel d‘épuisement pour certain(e) voire de burn-out.

Mais voilà, si nos agendas sont déjà saturés, comment pouvons-nous trouver le temps de lancer de nouvelles initiatives ou de nouveaux projets ? Comment pouvons-nous innover dans nos offres lorsque nos équipes sont déjà surchargées de toutes parts ? Comment pouvons-nous faire face à une charge croissante tout en maintenant notre croissance ?

Dans cet article, je vous propose une approche pour échapper aux mécanismes individuels et collectifs qui nous entraînent vers une mauvaise gestion du temps, que ce soit au niveau personnel ou au niveau de l’organisation.

Ah oui, j’allais oublier, ne vous méprenez pas, si vous recherchez un miracle, vous ne le trouverez pas ici 🙂 En revanche, si vous cherchez à comprendre et à aider votre entourage à comprendre la gestion du temps, ce qui suit devrait vous intéresser.

Charge-Mentale

Le dénominateur commun de la gestion du temps

Si vous prenez le temps de discuter avec des amis, votre conjoint ou des membres de votre famille travaillant dans le secteur tertiaire, mais occupant des postes différents du vôtre, posez-leur des questions concernant l’organisation de leur agenda :

  • Assistez-vous à de nombreuses réunions ?
  • Disposez-vous du temps nécessaire pour accomplir toutes vos tâches correctement ?
  • Est-ce que quelqu’un ajoute parfois des projets ou des responsabilités qui dépassent le cadre de votre mission initiale ?
  • À quel moment vous sentez-vous réellement efficace ?
  • Avez-vous constamment l’impression d’être sous l’eau ?
  • Êtes-vous souvent interrompu par des mails, des appels ou des réseaux sociaux (internes ou externes) ?
  • Vivez-vous des périodes d’activité intense au cours de l’année ? Si oui, comment gérez-vous ces périodes ?
  • Avez-vous l’impression de ne pas pouvoir contrôler votre temps, étant donné que vous êtes soumis aux rythmes dictés par les autres ?

En écoutant leurs réponses, vous ferez probablement une découverte surprenante : leur vie ressemble étonnamment à la vôtre ! (J’ai toujours trouvé amusant de faire cette constatation). Comment est-ce possible alors que vos activités sont si différentes ? Eh bien, la réponse est en réalité assez simple…

Multitaches
Êtes-vous "multi-tâches" ? "multi-projets" ?

La spirale négative de la gestion du temps

Je pourrais résumer cette situation ainsi : plus on manque de temps, moins on en a. Personne ne sait réellement expliquer comment nous en sommes arrivés là, mais tout le monde s’accorde à dire qu’il faut que ça change !

Lorsque je commence à aborder cette question avec des équipes qui se sentent dépassées, submergées, je les invite à envisager une organisation différente (par exemple, en adoptant l’approche Agile). Cette proposition est souvent vécue comme une nouvelle forme de réunionite synonyme de moins de temps pour travailler.

Mais comment alors organiser des séminaires, des ateliers d’intelligence collective ou des formations si ces moments sont perçus comme des occasions de prendre du retard ? Tel le Lapin Blanc d’Alice au Pays des Merveilles, si les équipes sont constamment en quête de temps, que feraient-elles si elles en avaient davantage ? Sommes-nous donc condamnés à toujours manquer de temps ?

Alice in Wonderland Disney
© Alice in Wonderland Disney

La pensée magique au secours de notre
gestion du temps

Prisonnier dans une cage de temps jamais assez large, il se développe alors dans certaines organisations le syndrome de la pensée magique.

Le principe est assez simple : face à des situations où tout le monde manque de temps, où les projets n’avancent pas assez rapidement et où les retards s’accumulent, on est convaincu qu‘il doit forcément exister une solution (même si cette hypothèse est discutable) pour faire davantage (de travail) !

L’idée qui semble faire consensus, que ce soit au niveau de la direction, de la gestion ou sur le terrain, est généralement le recrutement. Cette pensée magique laisse croire qu’augmenter les effectifs permettra de résoudre le problème de gestion du temps. Et cela semble logique : en théorie, si de nouvelles personnes rejoignent l’organisation, la charge de travail excessive pour certains devrait être répartie sur les nouvelles recrues, allégeant ainsi les agendas de manière globale.

À l’exception des très petites équipes composées de 2 ou 3 personnes, ce raisonnement est malheureusement erroné. Lorsque les effectifs augmentent, la charge de travail ne diminue que rarement, elle augmente malheureusement. La spirale négative de la gestion du temps s’accentue alors, avec une complexité accrue par rapport à la situation précédente. Il s’agit d’un paradoxe difficile à accepter pour les responsables des ressources humaines et les managers. Heureusement pour les équipes, les processus de recrutement sont souvent difficiles et longs. #ironie

Comme-par-magie

Les impacts invisibles de la mauvaise
gestion du temps

La mauvaise gestion du temps a des conséquences bien réelles, engendrant un gaspillage considérable d’énergie et de motivation, souvent traité de manière superficielle par les organisations… faute de temps, bien sûr 🙂

  • Combien de tensions au sein des organisations naissent d’une réaction inappropriée à une demande pourtant légitime ? Combien de fois s’est-on demandé dans quel état de stress se trouvait la personne avant de lui en tenir rigueur ? Vous connaissez cette fameuse goutte qui fait déborder le vase
  • Combien de fois avons-nous pensé que telle ou telle personne devrait mieux s’organiser ? Rejeter constamment la faute sur les autres a-t-il déjà résolu efficacement des problèmes ? 
  • Combien de personnes ou d’équipes se protègent des autres services en créant des silos de travail grâce à de nouveaux processus contraignants ou à des règles de communication rigides (comme l’obligation d’ouvrir un ticket par exemple) ? Ces règles n’ont qu’une seule vertu : créer une zone de confort mieux maîtrisable. À l’échelle locale, cela peut sembler efficace. Mais qu’en est-il à l’échelle globale ?
  • À quel point le départ d’un collaborateur compétent coûte-t-il à l’organisation ? Combien coûte le recrutement d’une compétence équivalente ? Combien d’heures sont gaspillées en raison d’un manque de coordination et de communication ?

    Ces résultats représentent les impacts économiques mesurables de la gestion du temps. Ils doivent inciter les dirigeants à prendre fermement le problème en main et à mettre en place des actions urgentes pour améliorer la qualité de vie au travail, le bien-être individuel et, par conséquent, la performance économique de l’organisation, sans recourir à des solutions simplistes.

picto éreinté

Le plan Marshall de la gestion du temps

Je vous l’écrivais en début d’article : je n’ai pas de remède miracle pour une bonne gestion du temps, mais plutôt une recette qui repose sur plusieurs axes à travailler :

  1. Repenser notre relation au temps : Nous disposons tous du même nombre d’heures, mais nous n’avons pas tous le même rapport au temps. Ce qui peut sembler une charge de travail acceptable pour certains peut être impensable pour d’autres. Il est essentiel de penser à la gestion du temps en tenant compte des sensibilités individuelles, non seulement par respect, mais aussi pour maintenir une organisation optimale
  2. Collaborer, une évidence : Plus nous sommes submergés, plus nous nous replions sur nous-mêmes et plus les silos se créent. Une organisation sous pression, débordée de travail, est inefficace car elle entrave la collaboration interne, qui est pourtant essentielle à la bonne réalisation des services qu’elle offre. Il faut y penser : collaborer, c’est aussi travailler, et cela garantit des performances à moyen et long terme
  3. Développer les compétences plutôt que la spécialisation : Il est étonnant de constater que les organisations se spécialisent, même dans des structures qui nécessitent une collaboration. L’absence d’une compétence est souvent considérée comme un risque, rarement anticipée et toujours constatée lorsqu’elle se manifeste. La spécialisation des compétences renforce la compartimentation des organisations et accroît l’inertie de la gestion du temps. Développer la transversalité n’est pas seulement une belle idée, c’est une nécessité pour construire des organisations résilientes et agiles. Bien sûr la contrepartie c’est que cela prend du temps à court terme
  4. Adopter une vision pour changer les choses : Chacun voit le système dans lequel il évolue à son niveau et pense savoir ce qu’il faut faire pour résoudre la situation. Ces solutions sont souvent définies en fonction de notre propre prisme. Il n’est donc pas surprenant qu’elles consistent souvent à dire : “Ils (les autres) doivent changer ceci ou cela”. Si tout le monde pense ainsi, il en découle que tout le monde doit changer pour que le système change. Et si nous réalisions cet exercice ensemble plutôt que de façon cloisonnée ? Un bon atelier d’intelligence collective peut produire des résultats surprenants. La gestion du temps devient alors une responsabilité collective
  5. Oser dire non : Dans les organisations, la règle implicite est d’accepter ce qui nous est demandé. Réciproquement, nous nous autorisons à solliciter de nombreuses personnes sans nous interroger sur leur capacité à absorber cette charge supplémentaire. Sur une journée de travail donnée (disons 7 ou 8 heures), nous devrions nous limiter à une charge de travail correspondant à cette période. Accepter davantage revient à compenser et à investir dans notre inefficacité de demain. Il est crucial pour les personnes surchargées de refuser ce qui leur est demandé. Bien sûr, dire non s’apprend, et la communication non violente est l’une des pratiques les mieux documentées dans ce domaine. Dire non ne consiste pas seulement à se protéger, mais aussi à montrer à son interlocuteur que nous serons plus efficaces pour lui plus tard
  6. Le rôle clé des managers : La gestion du temps se vit différemment dans la réalisation quotidienne des projets et des tâches par rapport à la dimension du pilotage. Toutes les personnes confrontées à une mauvaise gestion du temps concluent rapidement que si elles disposent de certains leviers à leur niveau, elles ont besoin du soutien et de l’engagement de leurs managers. Elles demandent une mobilisation majeure des managers sur ces questions, tout en leur demandant eux-mêmes d’organiser mieux leurs équipes. Pour briser ce cercle vicieux, il est possible de réunir toutes ces parties autour de la même table afin que chacun prenne conscience de toutes les réalités, tant opérationnelles que managériales. La gestion du temps n’est pas une science déterministe et rationnelle, elle est le fruit de compromis au bénéfice de tous et de l’organisation
  7. Remettre en question les objectifs : Les objectifs sont positifs, ils nous poussent, nous guident et nous montrent la voie à suivre. Ils sont essentiels pour fixer un cap. Mais il y a des moments où ils peuvent être contre-productifs. Un mauvais objectif, malgré toutes les bonnes intentions, peut désorganiser structurellement les meilleures équipes. La recherche de l’impossible crée les conditions du désordre et de l’anarchie au sein des équipes. Il est donc important de remettre en question la stratégie et de l’aligner sur ce qui est réalisable. Il faut du courage aux décideurs pour accepter de faire moins immédiatement afin de poursuivre davantage à long terme. La gestion du temps implique d’avoir la sagesse de regarder avec humilité le niveau de performance que nous pouvons réellement atteindre, quitte à faire des choix difficiles
  8. Lâcher prise : Si malgré toutes nos tentatives, rien ne semble fonctionner, il nous reste une dernière piste : faire preuve d’humilité face à l’inertie d’un système. Nous ne pouvons pas tout contrôler, les autres ne sabordent pas nécessairement notre temps, et il existe des phénomènes imprévisibles. C’est la réalité de la vie. Dans de telles situations, il est inutile de chercher à maîtriser ce qui ne peut pas l’être. Ce n’est pas un signe de faiblesse, mais plutôt une invitation à observer le déroulement des choses qui est inexorable et inévitable, tout en préservant notre bien-être et celui des autres

Maintenant que nous avons exploré les différents aspects de la gestion du temps et les pistes d’amélioration, il est temps de découvrir une approche ludique et immersive pour prendre conscience des enjeux de cette gestion au sein des organisations.

Dealine, le jeu pour prendre conscience des enjeux de la gestion du temps dans les organisations

Comment pouvons-nous partager ces axes de progrès avec toutes les personnes concernées au même moment ? Comment améliorer la gestion du temps au sein d’une organisation en prenant en compte son histoire, sa réalité et ses contraintes spécifiques ?

C’est dans cet esprit que nous avons développé “Deadline” en collaboration avec Gregory Alexandre. Cette simulation de gestion du temps hyperréaliste vous plonge dans un club de vacances que vous devrez transformer en un établissement cinq étoiles ! Pour y parvenir, vous incarnerez différents rôles tels que professeur de yoga, cuisinier, concierge ou moniteur de voile, travaillant tous ensemble pour satisfaire les vacanciers. En respectant les délais, en développant vos compétences et en améliorant vos résultats, vous progresserez dans cette aventure qui mettra à l’épreuve la qualité de votre travail d’équipe ! Lors du débriefing, les joueurs prennent du recul et les discussions s’ouvrent pour aborder en profondeur les leviers de gestion du temps au sein de votre organisation.

Avec “Deadline”, toutes les expériences individuelles et collectives liées à la gestion du temps sont concentrées en une partie. Le plateau de jeu final illustre la gestion des agendas, et vous trouverez en conclusion la réponse à la grande question qui vous préoccupe : comment trouver du temps dans votre emploi du temps chargé ?

Pour lancer votre première partie lors de votre prochain séminaire ou pour organiser un atelier d’équipe, acheter ou louer Deadline.

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