Le scribing, ou prise de notes visuelles en direct (également connu sous le nom de “graphic recording”), est une pratique qui consiste à capturer visuellement les idées, les discussions et les interventions lors d’événements tels que des conférences, des réunions ou des séminaires.
Dans une série d’articles, je vous partage mon expérience en tant que scriber professionnel. Je vous présente les différentes étapes du processus : dans ce premier article je me concentre sur le recueil des besoins client et la préparation technique. Et comme je suis bavard, j’ai rassemblé les étapes suivantes dans un deuxième article où je dévoile comment je m’organise pendant la séance, et les défis auxquels j’ai été confronté. Bonne lecture !
1. Préparation avant la séance
La compréhension des besoins
1 à 2 mois avant la prestation, j’effectue un cadrage avec le client pour bien comprendre ses attentes et ses objectifs avant la séance de scribing. Cette étape permet aussi de discuter des détails logistiques tels que le lieu de l’événement, le nombre de participants et la distance entre la scène et le public. Ces informations sont cruciales notamment pour déterminer si l’utilisation d’une tablette numérique ou d’une fresque papier est la plus adaptée.
Concernant l’utilisation d’une fresque papier, la décision est généralement prise rapidement. Si l’événement se déroule en dehors de Lyon (lieu où je réside), il peut être complexe de transporter mon tableau, ce qui rend l’option numérique plus pratique.
Planification du déroulement
Une fois les aspects logistiques réglés, il est temps de se concentrer sur les interventions prévues lors de la séance. Combien y en a-t-il ? Doivent-elles toutes être synthétisées visuellement, y compris par exemple le discours d’ouverture ou les vœux ? Tous ces éléments doivent être bien calés en amont.
Je recueille le maximum d’informations sur chaque intervention. Il arrive qu’aucune information ne soit disponible avant le jour J, j’essaie alors d’avoir au moins le titre. Parfois, ils sont vraiment très longs. Je demande alors à mes clients de me fournir une version résumée. C’est particulièrement utile lorsqu’il s’agit d’institutions souvent engagées dans une démarche d’inclusion de tous les partenaires et financeurs (ce que je comprends) mais cela conduit à des titres excessivement longs.
Dans ma méthode de travail, je réalise généralement une planche par conférence / présentation.
Je préfère éviter de tout regrouper sur une seule planche, car cela ne répond pas à l’objectif de mon service, qui est de laisser une trace précise d’un moment spécifique. Si je place sur une même planche des éléments qui ne sont pas liés dans la journée, cela revient simplement à les juxtaposer. Visuellement, cela peut être impressionnant, mais je ne comprends pas vraiment l’intérêt au-delà de cela.
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Prévoir la restitution orale ou non
Si on ne me le demande pas, je propose toujours à mon client une restitution orale de ma planche en quelques minutes, 5 maximum. Une fois que l’intervenant a officiellement terminé son discours, j’ai ainsi parfois l’opportunité de présenter ma synthèse visuelle en direct. Cela permet aux participants de voir immédiatement les idées clés et les messages importants de l’intervention.
Je trouve cette étape intéressante. Elle permet un moment de réflexion. C’est d’ailleurs, ce que François Taddéi l’un des conférenciers rencontrés en prestation, m’a confié : “Nous créons un moment de réflexivité” où nous revisitons les informations sous un angle différent, avec un éclairage plus visuel.
2. La veille
Dernières vérifications du matériel
Je vérifie tout mon matériel la veille. Si c’est un scribing numérique, j’utilise l’application Concepts App et je prépare ma palette de couleurs en entrant les codes hexadécimaux correspondants. Je configure également l’épaisseur de mes pinceaux. Parfois, lorsque je crée un nouveau dessin, l’application Concepts réinitialise tous les paramètres, donc je dois les reconfigurer.
Impossible donc d’attendre le jour J pour paramétrer les outils, au risque de créer un vent de panique lors de l’utilisation. Toutes ces applications fonctionnent de manière fluide lorsque l’on est à l’aise pour accéder aux options, faire apparaître les bonnes palettes d’outils au bon moment et cliquer aux bons endroits. Avec une bonne maîtrise de ce processus, mon cerveau peut gérer la pression “facilement” et tout se déroule de manière assez fluide. Si je me perds dans les réglages et que je passe trop de temps à chercher, cela peut considérablement perturber mon flow de travail.
Recherche d'informations et de pictogrammes
Je fais également une recherche de pictogrammes thématiques. C’est une étape fondamentale pendant laquelle je m’immerge dans la thématique, je prépare mon cerveau et je me plonge dans une dynamique de pensée visuelle.
Parfois, je réalise des travaux préparatoires une semaine avant pour être totalement immergé dans la thématique des sujets qui seront abordés.
Je ne crois pas au mode “freestyle”, à moins de pratiquer quotidiennement lors d’événements importants pour développer ses compétences.
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Pour conclure
Pour terminer sur cette première phase, vous l’aurez compris le scribing est un processus complexe qui nécessite une préparation minutieuse, une attention constante et une adaptation rapide aux circonstances comme on va le voir dans le 2ème article consacré aux coulisses.
Les contraintes logistiques, telles que la planification, les conditions d’installation et les besoins techniques, sont des éléments essentiels pour assurer le bon déroulement d’une séance. La préparation en amont, qu’il s’agisse de la recherche de pictogrammes thématiques ou de la configuration des outils, joue un rôle crucial dans la création d’une restitution claire et esthétique mais aussi dans la gestion du stress le jour J !
Chaque intervention présente son lot de complexités, c’est ce que je vous propose d’aborder dans la partie 2 des coulisses du scribing (abonnez-vous à la newsletter pour être informé(e) de nos prochaines publications).
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