Qu’est ce que la facilitation ?

Les temps collectifs sont nombreux dans les organisations : réunions, ateliers, formations, séminaires, points de synchro, etc. La plupart des participants privilégient le format présentiel pour des raisons évidentes de chaleur humaine, de proximité et d’interaction. La crise COVID démarrée en 2020 a fait basculé les usages quasiment instantanément en distanciel et après des mois derrière nos écrans, le retour au présentiel est plutôt la tendance même si maintenant nous devons cohabiter aussi avec une troisième modalité : l’hybride.

Pendant cette période derrière nos écrans, j’ai récolté des témoignages de professionnels et beaucoup partageaient les mêmes observations : réunions trop longues, ennuyeuses, formations passives, qui manquent de rythme, séminaires PowerPoint, peu de prises de parole, etc.

Quelle différence avec les formats présentiels … aucune !

Souvent la modalité est mise en cause : c’est la faute du distanciel ! On ne peut pas retrouver la magie du contact avec les autres ! C’est vrai pour partie …

Dans cet article, je vous invite à regarder au-delà, à chercher une piste d’amélioration encore insuffisamment explorée par la plupart des professionnels : la facilitation.

Facilitation-Formation-PARC

Quelle définition de la facilitation ?
De quoi parlons-nous ?

Je vous propose cette définition :

La facilitation c’est l’art d’amener un groupe à élaborer une réponse collective à une question complexe. Pour cela, le facilitateur/facilitatrice pose un cadre sécurisé qui fera appel à des techniques et des postures adaptées à l’intention et à l’énergie du groupe. 

Une bonne facilitation :

  • Est celle qu’on ne voit pas car l’expérience a été fluide pour tous les participants
  • Amène les personnes à vivre une expérience nouvelle
  • Se mène aussi bien en présentiel, en distanciel, en hybride avec des résultats qui peuvent être similaires
  • C’est rester en posture haute sur le cadre, en posture basse sur le fond. Si ces termes ne vous parlent pas : en posture dite “basse”, je ne participe pas à la conversation, je ne formule pas mon opinion. En posture “haute”, je maîtrise le cadre, j’ai le droit et même  la responsabilité de maîtriser les règles (exemple : comment réguler la parole)
  • Ne requiert pas d’être compétent sur le domaine traité par la question. Cela peut être un plus pour la légitimité du facilitateur mais ça peut parfois être un désavantage

Si vous vous souvenez d’une réunion ratée, d’un séminaire d’un ennui mortel ou d’un malaise dans un atelier, vous avez sans doute été embarqué(e) dans une mauvaise facilitation. Ça ne veut pas dire que le facilitateur était mauvais, la distinction est importante. C’est souvent le cas lorsque le facilitateur doit élever son niveau de compétences en facilitation au même niveau que ses autres expertises ou tout simplement lorsque personne n’a officiellement endossé ce rôle.

La facilitation est donc une compétence et certains professionnels l’exercent en tant qu’activité principale (c’est mon cas). C’est un métier difficile à apprendre car il faut avoir des conditions collectives pour la pratiquer. (Il est difficile de s’exercer seul dans son coin :-)). Je recommanderai à tous les débutants en facilitation de démarrer avec des groupes qui savent que vous débutez, avec peu d’enjeux de résultats et un espace particulièrement bienveillant. Je trouve que les groupes d’étudiants sont parfaits pour démarrer.

Qui peut être facilitateur/facilitatrice ?

Ce métier est à la portée de toutes et tous ! Les qualités essentielles (et non limitatives) que j’ai identifiées sont :

  • Le respect : des opinions, des personnalités et des diversités
  • La bienveillance : rester à l’écoute, avec douceur et encourager à ce que ce soit l’affaire de tous
  • L’énergie : transmettre l’envie, l’impulsion avec le sourire. Une dose d’humour et de fun peut être un plus
  • L’accueil : tous les évènements peuvent se produire pendant une facilitation. Ils font partie du moment du groupe et tant qu’ils ne portent pas atteinte à la sécurité physique et émotionnelle du groupe, ils ont toutes leur place
  • Des filages (ou déroulé) sur mesure : le préparer avant et s’autoriser des adaptations pendant son exécution pour qu’il corresponde bien au moment

Ce n’est donc pas qu’une affaire de spécialiste. Tous les professionnels de tous les domaines peuvent développer leur compétence de facilitation.

Où la facilitation se pratique-t-elle ?

Partout où il y a des temps collectifs, c’est-à-dire dans les entreprises, les services publics, les réunions citoyennes, les associations ou les écoles.

Voici quelques thématiques de sujets qui peuvent faire appel à de la facilitation :

  • Apprentissage et acquisition de nouvelles compétences (Par exemple pour passer d’une pédagogie passive – le sachant transmet aux apprenants – à une pédagogie active)
  • Résolution de problèmes (Exemple d’atelier : comment avoir une planification de projet fiable ?)
  • Traitement des conflits (Exemple d’atelier : Comment réconcilier les missions des services X & Y ?)
  • Définition de feuille de route (Exemple d’atelier : Définir notre feuille de route 2022)
  • Construction de vision de groupes et d’entreprise (Exemple d’atelier : comment mieux travailler ensemble ? )
  • Amélioration des processus : (Exemple d’atelier : Comment fiabiliser notre système de production ?)
  • Séance d’innovation, idéation, créativité et brainstorming (Exemple d’atelier : Quels services pour nos utilisateurs à horizon 5 ans ?)
  • Définition des valeurs (Exemple d’atelier : Quelle identité pour l’équipe ?)

Comment mettre un pied dans la facilitation ?

Les icebreakers (ou brise-glace) sont des activités ludiques, rapides et parfaites pour démarrer une séquence collective. L’effervescence autour de ces pratiques est légitime et répond à un besoin : dynamiser, réveiller et mobiliser un groupe. Les icebreakers sont souvent faciles à prendre en main et apporteront une fraîcheur dans vos temps collectifs.

Je recommande malgré tout de rester prudent avec les icebreakers : certains sont désormais connus, certaines personnes ont eu de mauvaises expériences, il faut avoir le temps dans l’agenda et surtout le plus important : quelle est notre intention en tant que facilitateur en proposant cette activité ? Qu’en est-il après ? Si le public est énergisé, les séquences suivantes sont-elles conçues pour aller dans la continuité du moment ? Et en quoi le brise-glace choisi a un sens par rapport à la question posée ?

Les icebreakers sont des pratiques faciles qui donneront envie de s’intéresser à la facilitation. Il restera un univers entier de savoir-être et de savoir-faire à explorer (jeux, atelier de résolution de problème, création d’identité, innovation, définition de valeurs etc.)

Au-delà de la maîtrise et de la bonne exécution du déroulé et des formats interactifs, le facilitateur garde comme mission de proposer des activités qui contribuent au développement du collectif dans le respect du cadre de référence individuel. On peut tout à fait prévoir un filage avant le jour J, qui sera remis en question en fonction des découvertes que l’on fera sur les personnalités présentes.

10 questions à se poser pour améliorer sa facilitation

La facilitation étant un art, subtil et délicat. Il existe une infinité de façons de la mettre en œuvre. Pour améliorer mes pratiques, j’ai identifié ces 10 questions auxquelles je cherche à répondre OUI après chaque facilitation :

  • Est-ce que j’ai laissé la place aux participants ?
  • Est-ce que l’objectif est atteint ?
  • Est-ce que j’ai garanti la sécurité émotionnelle ?
  • Ai-je été présent ? C’est à dire à l’écoute des éléments transmis de manière verbale ou non verbale
  • Ai-je laisser la place aux participants dans le cadre ?
  • Ai-je rappelé les règles collectivement établies au bon moment ? Et si besoin ai-je pris le soin de les faire évoluer ?
  • Ai-je fait respecter les règles ?
  • Les participants ressortent-ils en mouvement pour la plupart ? Est ce que ce moment va les faire réflechir, les faire bouger dans leurs pratiques ?
  • Ai-je évité les risques de la rencontre ? Parmi les risques les plus communs : es plus communs : si les managers sont présents, les participants pourront-ils bien s’exprimer librement, la ponctualité, les personnes qui ne savent pas pourquoi elles sont là, la bonne tenue de l’objectif et du livrable
  • Est-ce que les participants se sentent responsables du résultat de leur atelier ?

Quelles sont les ressources pour explorer la facilitation ?

Les autres domaines d’inspiration pour aller plus loin

  • Le coaching
  • Les pratiques narratives
  • Les approches philosophiques
  • Design Thinking
  • Légo Serious Play
  • La sociocratie
  • L’holacratie
  • Les approches orientées solution

Formation
Pratiques d'ateliers et de réunions créatifs

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