Comment je suis passé de la réunion classique à l’apocalypse zombie

Mikaël est Product Owner au sein de la Business Unit Finance chez Dimo Software, entreprise dont je vous ai parlé récemment. Entre les daily meetings et les rétrospectives, Mikaël passe du temps en réunions dont il est souvent l’animateur. Pour les préparer et les animer, il utilisait jusqu’à présent la méthode (selon ses termes) “pilote automatique”. En d’autres termes, il utilisait la trame classique transmise par ses collègues sans forcément la changer ou sans forcément questionner la place de cette trame dans son déroulé. Jusqu’au jour où il se forme à l’animation ludique et créative avec notre formation PARC. Quels sont les impacts dans sa manière de travailler ? Découvrez ce qui a changé et comment il a développé les interactions au sein de ses réunions.

Qu'est ce qui a changé après ta formation aux techniques de réunions créatives ?

Énormément de choses. Au début, je ne me posais pas du tout la question de rendre les réunions plus vivantes (surtout à distance), plus interactives avec les participants. Pour moi, on avait un déroulé, on le suivait et puis il y avait peu de place à la fantaisie.

Après la formation, j’ai tout de suite intégré les méthodes que tu nous a apprises. J’ai pu voir tout de suite la différence. J’ai eu des retours excellents de la part des participants, des développeurs qui étaient là qui me disaient “je n’ai jamais fait de réunion comme ça” donc ça fait plaisir. Tu as vraiment l’impression d’avoir fait quelque chose de bien. Ça m’a donné envie de continuer. C’est ce que je fais, maintenant c’est moi qui m’occupe aussi des rétrospectives. Je suis super content d’avoir récupéré tout plein d’astuces qui me permettent maintenant de vraiment faire des réunions plus intéressantes, à la fois pour moi à animer et aussi pour les participants, pour ne pas qu’ils s’ennuient et qu’ils vivent une expérience intéressante.

As-tu un exemple de réunion que tu as animée et sur laquelle tu as eu de bons retours ?

Avant on faisait une rétrospective dans laquelle il fallait répondre aux questions “est-ce-que ça s’est bien passé ? Est-ce-que ça ne s’est pas bien passé ?” Je me suis dit pourquoi ne pas faire comme si on était une équipe de survivants à une apocalypse zombie ? À travers une aventure que je comptais, je les amenais à identifier quels étaient les ennemis qu’on a eus à affronter. Ces ennemis étant la métaphore des problèmes que nous avons rencontrés. L’aventure se poursuit avec les armes qu’on a choisies pour se défendre, ce qui nous a été vraiment utile pendant ces trois semaines etc.  On a animé tout ça sur un board collectif avec des photos et chacun pouvait interagir. C’était super cool, j’ai eu des très bons retours.

Autre exemple, celle que j’anime là dans quelques heures où je reprends un peu ce concept d’histoire que je raconte, mais cette fois sur un thème de pirate, avec toute une métaphore de bateau à reconstruire pour prendre la mer et une carte à suivre pour arriver jusqu’au trésor.

Qu'est ce qui te plait le plus dans cette nouvelle manière d'animer ?

Ce qui me plait c’est la partie élaboration puisque je ne faisais pas du tout ce travail avant.
J’avais une réunion je me disais “ok on y va, je la fais un peu freestyle“. Là, je me prépare avant et je suis content de me préparer parce que j’arrive armé à cette réunion. Je sais que ça va bien se passer. Je maintiens le cadre de ma réunion donc je sais où on va et ça me rassure. J’aime aussi le fait de pouvoir ajouter des petits éléments de fun, divertissants. Je sais que ça va plaire et que ça va sortir les personnes de leur quotidien.

Comment tu continues à travailler sur cette question aujourd'hui ?

Je consulte souvent le document que tu nous a laissé. Je regarde si je n’ai pas oublié certains éléments. Forcément, la formation est très dense donc on apprend beaucoup de choses et je n’ai pas peur de retourner dans ce support pour piocher des idées, pour voir si je respecte toujours bien le cadre ou si je peux apporter de nouveaux éléments à mes réunions.
J’essaie de mettre tout ça en application et de le faire vraiment à chacune de mes réunions à distance et même en présentiel puisque je me suis rendu compte que ça fonctionne aussi très bien pour ce format.

Un conseil pour les personnes souhaitant se former ?

Allez-y les yeux fermés ! Honnêtement, moi-même j’étais assez dubitatif au début, ça ne m’emballait pas trop, je me suis dit “encore une formation… 2 jours pour m’apprendre à faire des réunions…” Mais heureusement que j’ai eu cette réunion parce que ça a tout changé : ma façon de faire les réunions, de les animer, les retours que j’ai eus. Donc allez-y les yeux fermés et surtout passez à la pratique tout de suite après. Jai eu la chance d’avoir une réunion programmée le lendemain, donc je me suis dit allez, c’est l’occasion. En plus, on était en petit comité, donc c’était parfait et j’ai pratiqué et ça a marché et maintenant je le refais et ça marche à tous les coups. Eh bien voilà, je suis content !

Vous en avez assez de vos réunions insipides ou des ateliers post-it ? Sortez, allez prendre l’air et faites un tour au PARC (Pratiques d’atelier et de réunions créatifs) !
Vous reviendrez avec des idées plein la tête !

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