Séminaire : comment faire dialoguer 150 professionnel·les qui ne se connaissent pas
- Publié par Romain
- le
- Thématique : Intelligence collective
On nous contacte régulièrement pour animer des journées de rencontre entre professionnel·les. La question que l’on nous pose le plus souvent : comment faire en sorte que des gens qui ne se connaissent pas, qui travaillent dans des silos différents, puissent enfin dialoguer ? Et encore mieux : comment faire en sorte que cette journée produise quelque chose d’utile, pas juste un moment convivial qui s’évapore le lendemain ?
C’était le besoin de l’un de nos clients récemment : une centaine d’acteurs jeunesse sur le territoire (structures sociales, culturelles, éducatives, d’accompagnement…) qui œuvrent chacun de leur côté, parfois “en se marchant dessus”, parfois en laissant des zones non couvertes. Simplement parce qu’ils ne se connaissent pas assez.
L’objectif était donc d’organiser une journée pour casser ces silos. Et dans un second temps, produire un guide ressources qui aide ces professionnel·es à mieux orienter les jeunes qu’ils accompagnent. Alors comment faire dialoguer 150 personnes qui ne se croisent jamais, dans une seule journée, sans les enfermer dans un programme rigide qui ne correspondrait qu’à une partie d’entre eux ?
Pourquoi un format classique ne marche pas
Quand on réunit 150 personnes, la tentation est grande de structurer : un discours d’ouverture, trois ou quatre ateliers thématiques en parallèle, une restitution en plénière. C’est rassurant et c’est cadré. Mais c’est aussi le meilleur moyen de perdre la moitié de la salle.
Pourquoi ? Parce que dans un groupe aussi hétérogène, il est impossible de définir à l’avance les sujets prioritaires pour tout le monde. Ce qui passionne une éducatrice spécialisée ne sera pas forcément la préoccupation d’un animateur jeunesse ou d’un conseiller mission locale. Si on impose un programme, on crée de la passivité. Les gens subissent. Ils attendent que ça se passe. Et à la fin, ils repartent avec le sentiment d’avoir perdu leur temps.
L’autre écueil : vouloir faire d’une pierre deux coups. Organiser une journée conviviale ET produire un livrable exploitable. Souvent, on se dit qu’on va y arriver en demandant aux gens de remplir des fiches, de contribuer à un pad collaboratif, de répondre à des questions fermées. Résultat : soit les gens ne jouent pas le jeu, soit la matière récoltée est tellement plate qu’elle ne sert à rien.
C’est là qu’intervient le Forum Ouvert.
Le forum ouvert permet d'inverser la logique
Le Forum Ouvert, c’est un format qui date des années 80, créé par Harrison Owen. L’idée de départ est simple : et si, plutôt que d’imposer un programme, on laissait les participant·es le créer eux-mêmes ?
Concrètement ça veut dire quoi ?
Au lieu de dire : “De 9h30 à 10h30, on va parler de l’orientation des jeunes en difficulté“, on pose une grande question ouverte au groupe. Par exemple : “Comment mieux accompagner les jeunes sur notre territoire ?” Ou encore : “Quelles ressources nous manque-t-il pour orienter efficacement les jeunes ?“
Ensuite, on demande à chaque personne : “Toi, par rapport à cette question, qu’est-ce que tu as envie de partager ? Quelle expérience, quel outil, quelle difficulté tu aimerais mettre sur la table ?“
Les gens proposent des sujets. En 45 minutes, on en a facilement 50. Ces sujets sont affichés sur un grand tableau, organisés par créneaux horaires et par espaces. Et là, magie : les participant·es deviennent acteurs de leur journée. Ils regardent le programme, choisissent où ils veulent aller, et toute la journée, ils naviguent entre les discussions qui les intéressent.
Voir une journée type en détails
Imaginons une journée type avec ces 150 acteurs jeunesse.
9h00 – 9h30 : Accueil café. Les gens arrivent, se saluent, découvrent le lieu.
9h30 – 10h30 : On se rassemble tous dans la grande salle. On présente la question du jour. On explique le principe du Forum Ouvert. Et on invite les gens à proposer des sujets. “Vous avez une expérience à partager sur l’accès au logement des jeunes ? Vous vous posez une question sur la coordination entre structures ? Vous avez mis en place un dispositif qui marche bien et vous voulez en parler ? Venez au centre, dites-nous de quoi vous voulez discuter.”
Les sujets arrivent. On les note sur des post-its. On les affiche sur le planning. En une heure, on a construit le programme de la journée. 50 sujets répartis sur 15 espaces et 6 sessions de 40 minutes.
10h30 – 16h00 : Les discussions commencent. Les gens se déplacent librement. Ils vont où ils veulent, quand ils veulent. Pas de contrainte. Pas de rotation imposée. Juste une règle : si tu es là, c’est que tu as choisi d’être là. Donc tu contribues.
Pendant ce temps, qu’est-ce qui se passe ? Les gens discutent. Ils se racontent leurs pratiques. Ils découvrent des structures qu’ils ne connaissaient pas. Ils identifient des complémentarités, des manques, des pistes de collaboration. Et surtout : ils prennent des notes. Chaque atelier produit une synthèse. Pas une synthèse académique. Juste les grandes idées, les points saillants.
16h00 – 16h30 : Restitution collective. Chaque porteur de sujet revient en plénière et fait une restitution rapide : 30 secondes, une minute maximum. L’idée, ce n’est pas de tout redire, c’est de donner les grandes lignes. “On a parlé de ça, voilà ce qui est ressorti.”
Ces restitutions sont enregistrées. Elles deviennent la matière brute pour la suite : le guide ressources.
Ce que ça change vraiment
Quand on présente ce format pour la première fois, il y a toujours un temps de flottement. Les gens sont surpris. Habitués à des programmes cadrés, ils se demandent si ça va vraiment fonctionner. Et puis, très vite, ils se prennent au jeu.
Ce qui change, c’est l’énergie. Au lieu d’avoir des participant·es passif·ves qui attendent qu’on leur serve du contenu, on a des personnes engagées. Parce qu’ils ont choisi et sont responsables de leur journée et ne subissent pas.
Ce qui change aussi, c’est la qualité des échanges. Quand vous vous dirigez vers un atelier, vous savez que les autres personnes présentes sont là pour les mêmes raisons que vous. Vous avez un point commun. Ça crée tout de suite une dynamique de dialogue, pas de présentation descendante.
Et ce qui change enfin, c’est la matière produite. Parce qu’elle n’est pas artificielle et n’est pas le résultat d’un questionnaire qu’on remplit pour faire plaisir aux organisateurs. Elle émerge naturellement des discussions. Elle est riche, concrète, ancrée dans le réel.
Les limites de ce format
Le Forum Ouvert n’est pas une solution magique. Il a ses limites.
La première, c’est la frustration. Avec 50 sujets en parallèle, il est impossible de tout voir. À un instant T, si 15 ateliers ont lieu en même temps, je ne peux en suivre qu’un seul. Ça génère forcément une frustration. Mais cette frustration est largement compensée par le fait que je peux choisir. Et surtout, qu’à la fin, j’ai accès aux restitutions des autres ateliers.
La deuxième limite, c’est la préparation. Un Forum Ouvert, ça ne s’improvise pas. Il faut soigner la question de départ. Si elle est trop vague, les gens ne sauront pas quoi proposer. Si elle est trop fermée, elle ne laissera pas de place à la créativité. Il faut aussi penser la logistique : les espaces, les paperboards, la fluidité des déplacements. C’est un vrai travail en amont.
La troisième limite, c’est le post-traitement. À la fin de la journée, on a 50 restitutions. C’est énorme. Il faut les structurer, les synthétiser, les transformer en quelque chose d’exploitable. Ça ne se fait pas tout seul. Ça demande du temps, de la méthode, et souvent, un accompagnement visuel pour rendre cette matière lisible. Sur ce point précis, l’intelligence artificielle offre des opportunités pour gagner du temps, j’y reviendrai dans un autre billet.
Et après ? Transformer la matière en outil
C’est là que le travail continue parce qu’une fois la journée passée, il faut faire quelque chose de toute cette matière.
Dans le cas de nos acteurs jeunesse, l’objectif est de produire un guide ressources. Un outil qui permette à n’importe quel·le professionnel·le de savoir vers qui orienter un jeune en fonction de sa situation. Pas une liste de contacts mais quelque chose de plus vivant, de plus structuré, qui raconte aussi les parcours, les complémentarités, les articulations possibles.
Comment on fait ? On part des restitutions. On les regroupe par thématiques. On identifie les grandes familles d’acteurs, les types d’intervention, les territoires couverts. Et on met tout ça en forme. Ça peut être un guide papier, une carte mentale interactive, un petit site web avec une navigation par situation. Tout dépend des besoins et des moyens.
L’important, c’est que cet outil soit utile. Qu’il serve vraiment. Qu’on ne le crée pas pour le plaisir de cocher une case dans un schéma départemental, mais parce qu’il répond à un besoin concret.
Pourquoi ça marche ?
Si le Forum Ouvert fonctionne aussi bien dans ce type de contexte, c’est parce qu’il respecte quelques principes simples mais puissants :
- les gens savent ce dont ils ont besoin. On n’a pas besoin de leur imposer un programme. Si on leur pose la bonne question et qu’on leur donne l’espace pour y répondre, ils vont naturellement faire émerger les sujets importants.
- la liberté génère de l’engagement. Quand je choisis où je vais, je m’investis. Quand on m’impose, je subis.
- la diversité est une richesse. Dans un groupe de 150 personnes qui ne se connaissent pas, il y a une quantité incroyable de savoirs, d’expériences, de pratiques. Le Forum Ouvert permet de faire circuler tout ça. C’est une forme d’intelligence collective spontanée.
- ce qui compte, ce n’est pas de tout contrôler, c’est de créer les conditions. On ne dirige pas la foule. On met en place un cadre suffisamment solide pour que les gens puissent s’autodéterminer en toute sécurité.
Pour conclure
Organiser une journée de rencontre entre 150 personnes qui ne se connaissent pas, ce n’est pas simple mais c’est possible. À condition de lâcher prise sur l’idée de tout contrôler et de faire confiance au collectif. Et à condition de choisir des formats qui mettent vraiment les participant.es en mouvement.
Le Forum Ouvert en est un. Il ne conviendra pas à tous les contextes. Mais quand l’enjeu est de casser des silos, de faire émerger des besoins et de produire de la matière exploitable, c’est l’un des outils les plus puissants qu’on ait.
Ce format vous intéresse ?
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L'auteur
Romain Couturier
J’aide les équipes à mieux organiser leur travail pour gagner en fluidité et en efficacité au quotidien. Ce que j’aime le plus, c’est explorer les dynamiques de groupe et transmettre des outils qui rendent le travail plus clair et collaboratif. Si vous voulez en discuter ou découvrir mes partages, connectez-vous avec moi sur LinkedIn !
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