Comment organiser un Forum Ouvert ?

Dans ma boîte à outils de facilitation, j’ai des formats que j’affectionne plus que d’autres. Le Forum Ouvert fait partie de mon top 5 des formats d’intelligence collective. La puissance qui se dégage de ces journées et l’expérience incroyable (et je pèse mes mots) que vivent les participants font du Forum Ouvert une option à privilégier dès lors que l’investigation collective d’une thématique complexe se présente. C’est un format particulièrement adapté pour les séminaires, le démarrage projet ou une grande rétrospective.

C'est quoi un forum ouvert ?

Le Forum Ouvert est un format collaboratif de partage et de réflexion destiné aux petits et grands groupes de travail qui souhaitent investiguer une question large, en prenant en compte l’avis de tous.

Dans un Forum Ouvert, ce sont les participants qui proposent les sujets qu’ils souhaitent aborder. Le principe est de recréer le climat de confiance et de convivialité des échanges informels de la pause-café propice à la créativité et à l’action.

Si vous voulez avoir plus de détails sur ses origines et ses modalités, je vous invite à prendre le temps de lire la page Wikipédia ou mieux, de lire le livre officiel de Harrison Owen : Open Space Technology.

Pourquoi utiliser le Forum Ouvert ?

Souvent déroutant la première fois par la liberté offerte, ce format permet à chacun(e) de contribuer quand il veut, de participer à des conversations toujours riches, utiles, et bienveillantes.

L’intérêt est la grande liberté laissée sur le fond des échanges :

  • Les participants sont invités au Forum Ouvert (et peuvent donc refuser l’invitation même si c’est parfois mal vu 🙂
  • La définition de l’ordre du jour est réalisée par les participants le jour même
  • La répartition dans les ateliers est libre, en fonction des centres d’intérêt ou des affinités de chacun
  • Le choix des idées approfondies est laissé à la communauté des participants

C’est une façon dynamique de travailler ensemble dans une ambiance conviviale. Chacun apporte ses idées, son expérience pour créer ou développer des initiatives ou des projets collectifs.

L’utilité d’un Forum Ouvert est particulièrement évidente pour des organisations qui ont des habitudes managériales qui contrôlent, régulent ou imposent. Cette expérience leur montre la délégation de la confiance aux participants. Ils sauront mieux quels sujets évoquer et trouver les meilleures solutions aux problèmes qui se posent. Le Forum Ouvert est une rupture culturelle fondatrice pour toutes celles et ceux qui sont prêts à l’essayer 🙂 C’est ce qui en fait à la fois la richesse et la difficulté de mise en œuvre quand on ne connaît pas le Forum Ouvert.

Comment fonctionne le Forum Ouvert ?

Pour mettre en place un Forum Ouvert, il faut réunir les éléments suivants :

  • Une question claire et complexe à approfondir collectivement. Par exemple : “Comment améliorer notre collaboration entre les services ?”
  • Un groupe mixte et concerné par la question. Plus le groupe accueille des diversités de profils concernés par la question, plus les personnes seront engagées dans le Forum Ouvert
  • Un lieu spacieux, chaleureux et accueillant toute la journée. Des chaises, des paperboards et du café/thé/eau à volonté suffisent
  • Un temps dédié. Un Forum Ouvert commence et termine ensemble. L’expérience est d’autant plus riche que tous les invités sont dédiés à leur participation au Forum Ouvert
  • Un facilitateur, pour installer le cadre et garantir que l’expérience reste fluide pendant toute la durée du Forum Ouvert. Son action est essentielle à l’ouverture et à la clôture

Un Forum Ouvert démarre sans programme préétabli. Le facilitateur explique au lancement la structure et le cadre général, puis les participants déterminent eux-mêmes le programme.

L’espace est organisé en un lieu central pour accueillir les temps collectifs et en îlots tout autour dans lesquels les participants sont invités à discuter, débattre et faire émerger des propositions. Cette organisation de l’espace permet notamment à chacun :

  • De former des groupes
  • De changer régulièrement d’ilôt
  • D’échanger les idées d’un ilôt à l’autre
  • De venir compléter les idées des uns avec celles des autres. C’est le principe de pollinisation, un des effets clé de l’intelligence collective

Forum Ouvert : exemple d’installation du lieu central

Le Forum Ouvert en bref : 5 principes et une loi

Les 5 principes du forum ouvert

Il y a 5 principes et une loi unique qui servent de guide pour le facilitateur et les participants.

  1. Les personnes présentes sont les bonnes : les personnes que se présentent aux ateliers sont forcément celles qui ont choisi de venir participer à la conversation. Il n’y pas de “plan de table établi”. Pour les personnes qui ont proposé un atelier c’est un peu déroutant la première fois, surtout pour celles qui s’aperçoivent que leur sujet n’attire pas les personnes espérées. Cette sensation disparait assez vite dès lors que la conversation démarre
  2. Ce qui arrive est ce qui pouvait arriver : nul ne sait jusqu’où peuvent aller les conversations mais une chose est certaine, les participants vont toujours au bout de ce qu’ils peuvent. Ils sont animés par la passion du sujet qu’ils ont choisi. Parfois les groupes arrivent à converger vers une idée géniale, parfois les participants peuvent simplement constater leur désaccord collectif sur un sujet. Dans tous les cas c’est un progrès
  3. Ça commence quand ça commence : même si le Forum Ouvert propose des horaires aux ateliers proposées, ils peuvent ne pas démarrer à l’heure ou démarrer avec la première personne qui se présente
  4. Quand c’est fini c’est fini : la réciproque est qu’une conversation pourra terminer avant l’heure proposée, pile à l’heure ou même après, si les participants en ressentent le besoin
  5. Quel que soit l’endroit où cela se passe, c’est le bon endroit : là encore, même si la structure du Forum Ouvert donne accès à une série d’ateliers à des endroits définis, rien n’empêche une discussion spontanée d’avoir lieu en dehors des espaces prévus

La loi des 2 pieds

Si vous n’êtes ni en train d’apprendre ni de contribuer, passez à autre chose : « Ouvert » peut aussi être compris comme l’intention de garder son esprit ouvert. Pour cela, le Forum Ouvert est clair : chacun est invité à aller là où il sent qu’il apportera ou recevra de la valeur. Une autre façon d’appréhender ce principe est de comprendre qu’une personne n’est jamais prisonnière d’un moment pendant un Forum Ouvert. Pour cela le Forum Ouvert nous offre cette merveilleuse loi : la Loi des 2 pieds.

La Loi des 2 pieds - Forum Ouvert

La loi des 2 pieds est étonnamment peu utilisée, du moins j’ai constaté que les personnes s’en saisissent peu. Cette loi est simple à comprendre. La nature nous a doté de 2 pieds qui nous permettent de marcher et de nous diriger. Cette loi est un rappel anatomique que nos 2 pieds peuvent être utilisés quand bon nous semble. C’est à peu près l’exact inverse de la Loi de la Chaise (que je viens d’inventer mais qui est beaucoup utilisée dans toutes les réunions) : « Si vous avez envie de faire autre chose que la réunion prévue ou que vous voulez la quitter, vous êtes tenu de venir et de rester, peu importe vos envies et y compris si l’horaire déborde ».

La loi des 2 pieds offre une liberté sans pareil pour celles et ceux qui les utilisent : les participants sont enfin autorisés à aller là où ils le désirent, sans ressentir la moindre culpabilité. Pour les personnes qui animent les ateliers cette Loi des 2 pieds est aussi importante à expliquer : si une personne quitte votre atelier, ce n’est pas contre vous qu’elle le fait, mais pour elle. Prenez le départ d’une personne comme l’exercice de sa liberté et non comme une critique de votre atelier. C’est une nuance de taille qui apaise les tensions. Enfin, cette loi inclut la possibilité pour les participants de faire les pauses qui leur conviennent quand ils en ont besoin.

La Loi des 2 pieds créée 2 profils de participants :

  • Les profils plutôt abeilles : ces participants prendront part à plusieurs conversions et polliniseront donc les échanges avec ce qu’ils amènent des précédents
  • Les profils plutôt papillons : ces personnes se promènent d’îlots en îlots au bon gré de leur curiosité

Qui fait quoi et quand ?

Un Forum Ouvert se déroule toujours avec ces grandes phases :

  1. [Plénière] Mot du sponsor : quelques minutes prises par l’organisateur de la journée, rappeler le pourquoi de ce moment collectif et l’intention
  2. [Plénière] Ouverture et explication du fonctionnement du Forum Ouvert par le facilitateur. Cette inclusion est importante notamment pour les personnes qui arrivent pour la première fois dans un Forum Ouvert. J’aime prendre le temps de les mettre en confiance, notamment en leur indiquant que dans la pièce il y a toutes les compétences réunies pour trouver toutes les solutions aux problèmes qu’elles ont. Quand j’affirme cela, je reçois souvent des sourires étonnés car cette affirmation leur parait farfelue, floue voire un peu ésotérique
  3. [Plénière] Création du programme de la journée par les participants (aussi appelée « Place de marché »). Un porteur d’un sujet est responsable de l’animation de la conversation et de la restitution en fin de Forum Ouvert
  4. Ouverture du Forum Ouvert, en rappelant où se trouvent les îlots et quels sont les premiers sujets
  5. [îlots] Déroulé de tous les ateliers. Chaque porteur de sujet sait sur quel îlot se présenter et à quelle heure
  6. [Plénière] Restitution des ateliers par leur porteur. Il s’agit ici de rappeler la question ou le thème de l’atelier et d’en partager les conclusions. Il est préférable d’éviter de repartager l’intégralité du déroulé des ateliers. Le facilitateur veillera également à ce qu’aucune nouvelle conversation ne démarre
  7. [Plénière] Clôture du Forum Ouvert par des remerciements généraux, un tour de table du vécu du Forum Ouvert et pourquoi pas une ouverture sur la suite qui est donné à ce moment fabuleux

Considérations logistiques et matérielles

L’organisation d’un Forum Ouvert implique des besoins logistiques et matériels spécifiques à bien prendre en compte pour que l’animation soit la plus fluide possible. La taille de la salle doit être suffisamment grande pour pouvoir accueillir les différents îlots. Prévoir un minimum de 5 m2 par personne me semble une bonne base. Par exemple pour un groupe de 20 personnes, un espace de 100m2 minimum sera parfait. Plus vous avez de la place, mieux c’est.

6 types d’espaces sont nécessaires à l’organisation du Forum Ouvert :

  1. Le grand cercle central pour les séances plénières où se retrouvent tous les participant(e)s, notamment à l’ouverture et à la fermeture. Il est composé de chaises en cercle.
Forum ouvert la plénière
  • Les îlots qui accueilleront les ateliers, souvent composé d’une dizaine de chaises, d’un paperboard, de post-it, de feutres et d’un rouleau de scotch
  • Le programme, ou la place de marché, qui est visible en face du cercle central et qui présente le programme du Forum Ouvert
Forum Ouvert La place du marché
  • Un espace convivial « thé-café-collation » ouvert en continu
  • Des murs sur lesquels seront affichés les paperboards des ateliers. Ils seront sans doute pris en photo

L'exemple d'un éditeur de logiciels

Pour clôturer cet article, je vous propose de parcourir les retours des participants à un Forum Ouvert que j’ai animé chez un éditeur de logiciels. Cela vous permettra de voir l’apport concret de ce type d’expérience pour un groupe.

Du point de vue de l’organisateur, à l’origine sceptique sur ce format qu’il n’avait jamais expérimenté, le Forum Ouvert a dépassé ses attentes. Il constate que de nombreux sujets sont remontés et que les gens sont lucides sur ce qu’il y a à changer. Il l’a vécu de manière intense dans le sens où il a expérimenté la délégation de la confiance et le lâcher-prise. Il a adopté une posture d’écoute plutôt que de participation active.

Du côté des participants, voici les retours fréquemment exprimés :

  • les nouveaux arrivants ont eu l’occasion d’avoir une cartographie, une large vision du système et de rencontrer un nombre important de collègues en peu de temps
  • ils ont eu des réponses claires à des questions complexes
  • certains sujets ont été rapidement démystifiés grâce au dialogue
  • le format permet de détecter tous les problèmes de processus. Le problème devient une entité à part vécu et partagé par tous
  • cela permet de requestionner des choses acquises : “on a toujours fonctionné ainsi mais est ce que c’est vraiment ce qu’on veut ?”
  • un sentiment de plaisir, de bien-être d’avoir parlé et écouté
  • l’envie de faire mieux, d’en savoir plus, de diffuser, un agréable moment de prise recul
  • un vrai questionnement sur le rôle de chacun, une réflexion sur ses acquis et sa propre amélioration
  • le partage d’une vision et de problématiques communes, le fait de ne pas “se sentir seul” à vivre tel problème

Et après le Forum Ouvert ?

Quelle est la suite ? C’est la question qui revient souvent après ce type d’événement, que fait-on des propositions et de toutes ces belles idées qui ont émergées ? Les journées de travail sont déjà bien chargées donc comment trouver le temps pour faire évoluer les choses, pour faire tout ce qui a été proposé pendant l’événement ?

Tout dépend de l’objectif du Forum Ouvert.

  • Ce format a-t-il été choisi pour l’expérience ? Dans ce cas, il y a “juste” besoin de partager un moment de conversation qui n’a jamais ou rarement lieu d’ordinaire. Le livrable est ainsi l’expérience même de vivre le forum ouvert
  • Le plus souvent, quand on a la ressource pour le faire, des membres de l’équipe rédigent les rapports de restitution et se chargent de poser les prochains jalons : qu’est ce qui est prévu dans 3 mois, 6 mois ? Un groupe de travail peut aussi être nommé pour assurer la continuité.
  • Enfin sur certains Forums Ouverts des questions précises émergent. Ainsi les participants mettent directement en œuvre de nouvelles règles de travail

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