Comment ouvrir une réunion ou une formation : 5 façons de faire un tour d’inclusion
- Publié par Romain
- le
- Thématique : Intelligence collective
La réunion commence, l’ordre du jour s’affiche, et une bonne partie des participants a encore la tête dans le mail qu’ils viennent d’envoyer ou dans la réunion précédente, qui a débordé. Le tour d’inclusion sert à ça : offrir à chacun un petit sas pour arriver, prendre la parole une première fois et dire, s’il le souhaite, dans quel état il se trouve. Il ne garantit pas que tout le monde sera pleinement présent, mais il en crée les conditions. Depuis 2012, j’ouvre la plupart de mes ateliers et formations de cette façon, et j’ai appris que le choix de l’exercice compte autant que la manière de l’animer.
Voici cinq tours d’inclusion que j’utilise régulièrement, avec ce qu’ils permettent, mais aussi leurs limites.
Qu’est-ce qu’un tour d’inclusion ?
Un tour d’inclusion est un court temps d’ouverture, au début d’une réunion, d’un atelier ou d’une formation, pendant lequel chaque participant est invité à prendre la parole à partir d’une consigne simple. Il poursuit trois intentions :
- aider les personnes à arriver, en marquant une transition avec ce qu’elles faisaient avant
- donner la parole à chacun dès le départ, y compris aux plus discrets
- prendre la température du groupe, pour ajuster si besoin le rythme ou le programme.
On parle aussi de « check-in ». C’est une famille particulière d’icebreakers : là où beaucoup de brise-glaces cherchent à détendre l’atmosphère ou à faire connaissance, l’inclusion s’intéresse à la façon dont chacun arrive.
Inclusion collective ou dévoilement émotionnel : une distinction importante
Tous les tours d’inclusion n’engagent pas les participants de la même façon. Certains demandent simplement de partager une attente ou un besoin pratique. D’autres invitent à exprimer une émotion, ce qui suppose un minimum de confiance dans le groupe.
Cette distinction m’aide beaucoup à choisir. Avec une équipe qui se connaît bien et se fait confiance, parler de son état d’esprit se fait naturellement. Avec un groupe tendu, un comité où les rapports hiérarchiques pèsent, ou des personnes qui se découvrent, demander « comment vous sentez-vous ? » peut mettre certaines personnes mal à l’aise. Une question plus légère, tournée vers les besoins du moment, sera alors souvent plus juste.
En un coup d’œil
| Tour d’inclusion | Durée indicative (8 personnes) | Niveau de dévoilement | À distance |
|---|---|---|---|
| Un mot pas plus | 2 à 3 min | Faible à moyen | Oui |
| ECHO | 4 à 5 min | Faible | Oui |
| Ce sera un succès si… | 8 à 10 min | Faible | Oui |
| La météo intérieure | 3 min (un mot chacun) à 10 min (si chacun commente) | Moyen à fort | Oui |
| Gribouillis | 15 min | Faible | Plus délicat |
1. La météo intérieure
C’est un exercice que j’aime utiliser : simple à expliquer, rapide à mettre en place, et souvent très révélateur. Chaque personne choisit une carte météo (soleil, nuages, pluie, orage, neige, arc-en-ciel) qui représente son état du moment, puis un mot pour la décrire.
L’intérêt, c’est qu’on peut partager son état d’esprit sans forcément entrer dans les détails. Dire « je suis plutôt nuageux » demande moins d’efforts que de nommer précisément ce qu’on ressent, et chacun reste libre d’en dire plus ou non.
Un jour, en ouverture d’un atelier exigeant avec une dizaine de managers, presque toutes les cartes posées sur la table étaient de la pluie ou de l’orage. J’avais un programme chargé et l’envie de m’y tenir. J’ai finalement choisi de poser la question au groupe : est-ce qu’on maintient l’atelier tel qu’il est prévu ? La discussion a duré une quinzaine de minutes. Ce sont les managers qui ont décidé de se lancer, et l’énergie du groupe est revenue au fil de la matinée. Sans la météo, j’aurais déroulé mon programme devant un groupe qui n’était pas prêt à le suivre, et je l’aurais probablement découvert trop tard.
La météo n’est pas sans risque pour autant. Lors d’une autre formation, une participante a quitté la salle en larmes au moment de son tour. Elle est revenue quelques minutes plus tard, n’a pas souhaité d’aide, et la journée s’est bien passée pour elle comme pour le groupe. Je n’ai jamais su ce qui l’avait touchée. Depuis, je reste particulièrement attentif aux signaux faibles pendant ce tour, et je rappelle toujours qu’on peut passer, ou proposer sa propre météo si aucune carte ne convient.
2. Un mot pas plus
Chacun résume en un seul mot le sujet qui réunit le groupe : « En un mot, pour vous, cette formation, c’est… ». Pas de phrase, pas d’explication, du moins dans un premier temps.
L’exercice ne prend que deux à cinq minutes, sans matériel, et il a la qualité de mettre tout de suite le groupe face à son sujet, à travers la diversité des points de vue. Deux personnes qui arrivent dans la même formation peuvent la résumer par « curiosité » et « obligation » : mieux vaut le savoir dès le départ.
On peut aussi changer la question et demander un mot sur son humeur du moment. L’exercice se rapproche alors de la météo, avec moins de support.
Quand l’utiliser : réunions courtes, groupes de 2 à 20 personnes, nouveaux ou existants.
Mon conseil : décidez si vous voulez des réponses spontanées, pour la dynamique, ou un petit temps de réflexion, qui donne plus de sens aux mots choisis et rassure ceux que l’improvisation met mal à l’aise.
3. ECHO
ECHO est né d’un icebreaker que nous testions en formation, « J’ai besoin de… », et que nous avons fait évoluer avec notre amie Kapik Namias-Muntlak à partir d’une question simple : et si on commençait chaque atelier en exprimant ce dont on a vraiment besoin ?
Chaque participant pioche une carte de besoin (écoute, énergie, inspiration…), la partage en une phrase, et pose un petit cube en guise de signal visuel. C’est rapide, et chacun existe dès les premières minutes sans être obligé de parler de ses émotions.
C’est l’option que je privilégie quand je sens un groupe tendu ou une confiance encore fragile : parler de ses besoins engage moins que parler de son état intérieur, et l’animateur repart avec des informations directement utiles pour conduire la séance.
Quand l’utiliser : formations, réunions, coachings, et notamment avec des groupes qui se connaissent peu.
4. Ce sera un succès si…
Chacun complète la phrase « Ce sera un succès si… » sur un post-it, puis la lit à voix haute avant de l’afficher.
Cet exercice fait arriver les participants tout en préparant le travail : les attentes deviennent visibles, et les écarts aussi. Il m’est arrivé de découvrir à cette occasion que deux personnes attendaient de la séance des choses presque opposées. [À compléter : un exemple réel, si tu en as un.] Mieux vaut le savoir à 9 h qu’à 17 h.
Quand l’utiliser : atelier de travail, formation, séminaire stratégique.
Mon conseil : revenez-y en fin de séance. Relire les post-its ensemble permet de mesurer ce qui a été atteint et de terminer sur le chemin parcouru.
5. Gribouillis
Chacun dessine six gribouillis sur une feuille, la passe à son voisin, qui doit les transformer en oiseaux et leur donner un nom commençant par G. Puis chacun présente ses oiseaux au groupe.
L’idée n’est pas de bien dessiner. C’est de commencer la séance par un moment de création partagée, où l’on rit souvent de ce que le voisin a fait de ses gribouillis. C’est aussi une porte d’entrée douce vers la pensée visuelle.
Quand l’utiliser : ouverture d’atelier créatif ou de séance d’idéation, avec un groupe disposé à jouer.
Mes adaptations : on peut faire tourner la feuille plusieurs fois pour des œuvres vraiment collectives, ou dessiner sur une fresque commune. En fin de séance, j’affiche les oiseaux avec leur nom, et les participants prennent volontiers une photo. Pour les personnes peu à l’aise avec le dessin ou qui ont du mal à tenir un crayon, je réduis le nombre de gribouillis et je propose de gros feutres sur de grandes feuilles.
Comment choisir le bon tour d’inclusion ?
Avant de choisir, je me pose deux questions : de combien de temps je dispose, et quel niveau de confiance existe dans ce groupe.
- Peu de temps : « Un mot pas plus », ou une météo en un mot par personne.
- Groupe tendu, confiance fragile, forte présence hiérarchique : ECHO qui invite à parler des besoins plutôt que des émotions.
- Équipe qui se connaît et se fait confiance : la météo intérieure, qui permet d’aller un peu plus loin.
- Atelier de travail avec des enjeux : « Ce sera un succès si… ».
- Envie de créativité : le Gribouillis
La fréquence compte aussi. Les inclusions qui portent sur l’état du moment ou sur les besoins (météo, un mot, « J’ai besoin de… ») se rejouent facilement, puisque la réponse change d’une fois à l’autre. Celles qui reposent sur la surprise, comme le Gribouillis, perdent de leur intérêt à la deuxième fois avec le même groupe.
Quel que soit le format, je garde quelques réflexes : annoncer qu’on peut passer son tour, écouter sans commenter ni interpréter, et conclure par une question tournée vers le groupe, du type « De quoi avons-nous besoin pour bien commencer ? ».
Et pour finir la séance ?
Une ouverture soignée gagne à trouver son écho en clôture. Le plus simple consiste à boucler la boucle : refaire une météo pour voir ce qui a bougé, ou relire les « Ce sera un succès si… » du matin. Le groupe mesure le chemin parcouru, et la séance se termine sur un moment partagé plutôt que sur un regard à l’horloge.
Questions fréquentes
Combien de temps doit durer un tour d’inclusion ?
Tout dépend du format. Un mot par personne prend deux à trois minutes pour un groupe de huit. Si chacun commente son choix, comptez plutôt une minute par personne. Au-delà de quinze participants, privilégiez un format très court ou faites le tour en sous-groupes.
Peut-on faire un tour d’inclusion à distance ?
Oui. Affichez vos supports sur une diapositive ou un tableau blanc partagé (Miro, Klaxoon, Mural…), et laissez chacun répondre à l’oral ou dans le chat. La caméra n’est pas indispensable.
Que faire si quelqu’un ne veut pas participer ?
L’accepter, sans demander de justification. Le plus simple est de l’annoncer dès la consigne. Une participation libre reste plus sincère qu’une participation obtenue par insistance.
La météo intérieure convient-elle à tous les groupes ?
Pas toujours. Elle invite à partager son état émotionnel, ce qui peut exposer certaines personnes dans un groupe tendu ou peu familier. Dans ce cas, une question portant sur les besoins, comme « J’ai besoin de… », est souvent plus adaptée.
Quelle différence entre un tour d’inclusion et un brise-glace ?
Le tour d’inclusion est une famille de brise-glaces centrée sur la façon dont chacun arrive. D’autres brise-glaces visent plutôt à faire connaissance, à énergiser le groupe ou à stimuler la créativité.
L'auteur
Romain Couturier
J’aide les équipes à mieux organiser leur travail pour gagner en fluidité et en efficacité au quotidien. Ce que j’aime le plus, c’est explorer les dynamiques de groupe et transmettre des outils qui rendent le travail plus clair et collaboratif. Si vous voulez en discuter ou découvrir mes partages, connectez-vous avec moi sur LinkedIn !
ECHO
Et si on commençait par dire ce dont on a besoin ?
Avec ECHO, chacun·e met ses besoins sur la table. On en parle, on en rit parfois, et on pose les bases pour mieux travailler ensemble.
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