Scribing en séminaire : à quoi sert vraiment la facilitation graphique ?
- Publié par Romain
- le
- Thématique : Facilitation graphique
Dessiner en direct devant une centaine de personnes ? Ce n’est finalement pas le plus difficile. Retour sur deux jours de scribing lors du séminaire des managers d’Henry Schein.
Il y a quelques jours, j’ai accompagné Henry Schein lors d’un séminaire réunissant une centaine de managers autour d’un sujet : la satisfaction client. Et si je me suis retrouvé là, c’est grâce à Damien Roquel de Brique24, qui m’a embarqué dans l’aventure. Petit clin d’œil à lui, parce que son Défi Collaboratif mérite qu’on s’y arrête deux minutes.
Le principe : une centaine de managers, des LEGO® et une réaction en chaîne à construire collectivement. Chaque groupe prend en charge une partie du système et, à la fin, tout doit fonctionner ensemble. Les participant·es savent travailler en équipe, gérer des projets, communiquer, collaborer. Ils connaissent les méthodes et les bonnes pratiques. Mais lorsque toutes les parties doivent fonctionner ensemble, les choses se compliquent.
En quelques heures, Damien parvient à faire vivre une sorte de miniature de l’entreprise : des équipes compétentes localement qui doivent maintenant réussir à fonctionner comme un système. Je trouve son approche vraiment intéressante. Il ne vient pas expliquer aux participant·es qu’ils devraient davantage collaborer (ils le savent déjà). Il crée les conditions pour qu’ils puissent observer ce qui se passe réellement lorsqu’ils essaient de le faire à l’échelle de toute l’organisation. Et forcément, cela produit énormément de matière. C’est là que je suis entré en jeu.
Le scribing en séminaire, à quoi ça sert ?
Mon rôle était d’observer cette expérience, d’en capter les enseignements et de les rendre visibles. Puis, en regardant le reste du programme avec l’équipe d’Henry Schein, nous nous sommes rendu compte que la facilitation graphique pouvait être utile sur d’autres séquences du séminaire.
Le scribing consiste à écouter et à synthétiser en direct les échanges d’un groupe pour leur donner une représentation visuelle. Lors d’un séminaire, il peut aider à :
- suivre une intervention,
- faire émerger les enseignements d’un atelier,
- et conserver une trace compréhensible de ce qui s’est passé.
Mais il n’existe pas une seule manière de faire du scribing.
On ne scribe pas un atelier comme une conférence
Deux jours, plusieurs formats : le Défi Collaboratif de Damien, des prises de parole, un fishbowl, des ateliers en petits groupes… Et autant de façons différentes d’utiliser la facilitation graphique. Pendant une prise de parole, je cherche surtout à faire apparaître la structure du propos et les idées essentielles. Pendant un fishbowl, je vais davantage suivre les différents points de vue, les connexions et les questions qui émergent.
Pendant un atelier, c’est encore autre chose : il faut organiser une matière beaucoup plus foisonnante, regrouper les contributions et essayer d’en faire ressortir les lignes de force. Avant de décider ce que l’on va dessiner, il faut donc commencer par se demander : à quoi le visuel va-t-il servir ?
Le scribing n’est pas une couche graphique que l’on ajoute à un événement. Le dispositif doit s’adapter à ce que les participant·es sont en train de vivre : et à ce que l’on souhaite faire de la production ensuite.
Faire émerger l’histoire racontée par 100 personnes
Le deuxième jour, j’ai accompagné trois fois le même atelier. Trois groupes. Trois brainstormings. Et, au total, près d’une centaine de personnes contribuant à une même réflexion. C’était probablement la partie la plus exigeante de ces deux jours parce que mon travail n’était surtout pas de réussir à “tout mettre”.
Il fallait écouter, sélectionner, regrouper, éliminer les répétitions, repérer les idées qui se répondaient… Et progressivement comprendre ce que ces trois groupes étaient en train de raconter collectivement.
La synthèse ne consiste pas seulement à raccourcir. Elle consiste à chercher du sens. Une idée évoquée rapidement par un premier groupe peut devenir centrale dans le deuxième. Deux contributions formulées avec des mots complètement différents peuvent parler du même sujet. Une remarque qui paraît isolée peut faire le lien entre plusieurs autres. À un moment, il faut prendre suffisamment de hauteur pour voir apparaître une structure.
Parfois, quelques pictos suffisent. Parfois, il faut une métaphore.
Autre contrainte : certaines séquences étaient très courtes. Et, paradoxalement, les formats courts ne sont pas toujours les plus simples à scriber. Il faut construire rapidement une architecture de page sans savoir exactement ce qui va arriver.
J’ai fait le choix de créer une petite bibliothèque visuelle autour… d’une dent (contexte oblige !) Je l’ai déclinée dans différentes situations pour créer un fil rouge entre les productions. Sur une autre séquence, la matière nécessitait au contraire de construire une grande métaphore visuelle capable de relier les différentes idées.
Deux réponses graphiques très différentes pour un même événement. Il n’existe pas un bon format de facilitation graphique. Il existe un format adapté à ce que l’on veut rendre visible.
Quand le scribing est-il utile dans un séminaire ?
Je trouve la facilitation graphique particulièrement intéressante lorsqu’il faut rendre visible une matière complexe : beaucoup d’informations en peu de temps, plusieurs groupes qui travaillent sur un même sujet, des échanges dont on veut faire émerger une vision commune ou encore la nécessité de conserver une trace exploitable après l’événement.
Mais je ne conseillerais pas forcément de scriber tout un séminaire. Parfois, une synthèse graphique réalisée à l’issue d’un atelier sera plus utile. Ailleurs, ce sera une métaphore visuelle. Ou quelques productions ciblées sur les moments qui comptent vraiment.
C’est justement pour cela qu’une bonne partie du travail se fait avant : comprendre le déroulé, les objectifs. Ce que l’on veut rendre visible. Ce que les participant·es devront pouvoir en faire ensuite. Et seulement après, choisir la bonne réponse graphique.
Finalement, quand on voit un scribing terminé, on regarde les dessins, les mots, la composition mais ce n’est que la partie visible du travail. Lorsque l’on nous demande d’intervenir sur un séminaire, ma première question n’est donc généralement pas : “qu’est-ce qu’on va dessiner ?” mais plutôt : “ Qu’est-ce que vous voulez aider les participants à comprendre, à relier ou à retenir ? “
Et pour votre prochain séminaire ?
Vous préparez un séminaire, une convention ou un temps collectif et vous vous demandez ce que la facilitation graphique pourrait y apporter ?
Racontez-nous ce que vous avez en tête. On regardera avec vous ce qui peut être rendu visible et surtout, sous quelle forme.
L'auteur
Romain Couturier
J’aide les équipes à mieux organiser leur travail pour gagner en fluidité et en efficacité au quotidien. Ce que j’aime le plus, c’est explorer les dynamiques de groupe et transmettre des outils qui rendent le travail plus clair et collaboratif. Si vous voulez en discuter ou découvrir mes partages, connectez-vous avec moi sur LinkedIn !
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