Récemment, j’ai eu l’occasion de travailler avec les équipes de VINCI Energies, plus précisément les directions infras du Grand EST, autour d’un sujet complexe mais essentiel : la gestion du temps dans un contexte de surcharge et de changement.
Un contexte de changement et de surcharge
Le point de départ était d’aider les chef.fes d’entreprise à mieux gérer leur temps pour intégrer de nouvelles offres commerciales. Ces nouvelles offres perturbaient les modèles en place et augmentaient la charge de travail. En fait, c’était une vraie gymnastique entre le besoin d’innovation et la réalité des journées trop courtes pour tout gérer.
Le client attendait que ce séminaire renforce la confiance des chef.fes d’entreprise dans leur capacité à gérer cette complexité. D’emblée, je savais que ce ne serait pas un simple séminaire sur des techniques de gestion du temps, mais un vrai accompagnement vers une meilleure compréhension de leurs défis.
Le filage : un équilibre entre théorie et pratique
Dès le début, j’ai proposé un filage que je connaissais bien et en lequel j’avais confiance : une alternance entre la gestion du temps individuel, collectif, et la résistance au changement. Trois temps forts qui, ensemble, forment une histoire. Je suis convaincu que c’est important pour ce genre de séminaire. On ne se contente pas de livrer des outils ; on raconte une histoire à travers laquelle les participant.es doivent eux-mêmes trouver des réponses.
Le timing était bon, l’équilibre entre théorie et pratique bien dosé. Il ne fallait pas trop se perdre dans la théorie, mais il fallait quand même en mettre un peu pour poser les bases. Le reste, c’était du concret. Expérimenter, tester, échanger. Les modalités pédagogiques, comme la facilitation graphique, ont joué un rôle essentiel pour rendre ces moments vivants.
La facilitation graphique pour rendre les idées tangibles
L’un des moments marquants pour les participant.es a été la découverte de la facilitation graphique dès l’ouverture du séminaire. Comme il s’agissait d’un temps descendant avec beaucoup d’informations partagées, le scribing était tout à fait adapté !
Beaucoup de participant(e)s m’ont dit que c’était bien plus impactant que les slides. Certains étaient épatés par ma capacité à synthétiser des idées en temps réel. J’ai eu droit à des questions comme : “Comment fais-tu pour faire ça en direct ? Tu as une bibliothèque préparée ?”. Non tout a bien été réalisé en direct. C’est souvent l’occasion d’aborder la question de l’écoute en réunion… Vaste sujet que je ne vais pas aborder ici.
Le visuel a vraiment permis de rendre toutes les informations stratégiques tangibles, renforcer le poids des messages important comme “La sécurité c’est positif !”.
Pour des raisons de confidentialité, je ne peux pas vous partager la planche mais seulement quelques extraits sous forme de pictogrammes.
Le déclic : comprendre les paradoxes du temps
Un autre moment clé a été à la fin de la première journée. Au début, les participant.es étaient un peu perdu.es : “Où veux-tu nous emmener avec ce sujet de gestion du temps ?” Mais à la fin, tout s’est emboîté. Ils ont compris les paradoxes de la gestion du temps et pourquoi ils se retrouvaient pris dans une spirale infernale entre une gestion du temps individuelle et collective. Ce n’est pas spécifique à leur secteur, mais quelque chose de commun à toutes les organisations publiques, privées ou les associations. Pourquoi avons-nous cette sensation d’inefficacité collective alors que tout le monde travaille beaucoup ?
C’est le moment que je recherche : faire comprendre les paradoxes de la gestion du temps et les solutions nouvelles pour en sortir. C’est à ce moment que les pièces du puzzle s’assemblent et qui fait la réussite de ce séminaire. L’équipe se rend compte que les idées ne sont pas nouvelles, mais le fait de les comprendre sous un nouvel angle les met en mouvement.
Le bocal à poissons pour favoriser le dialogue
Pour aborder un thème particulier de ces 2 jours (l’environnement), j’ai proposé un format de dialogue un peu original : le bocal à poissons (Fishbowl). Les participant.es étaient sceptiques : “45 minutes ? Ce sera trop long…”. Mais à la fin, tout le monde était surpris de s’apercevoir que le temps a filé sans que personne ne s’en rende compte. Cela a montré que l’on pouvait avoir un dialogue profond et intéressant à 55 personnes, sans perdre leur attention.
Des retours positifs
Ce qui me touche le plus, c’est de voir comment les messages ont résonné. Certain·e·s m’ont partagé que cela les avait vraiment fait réfléchir. Quand quelqu’un m’a tapé sur l’épaule en répétant avec humour l’une des phrases clés du séminaire, j’ai senti que le message avait porté ses fruits. “Arrêtez de commencer, commencez par terminer” : une phrase qui a visiblement marqué.
Quant au retour du client, il était très positif. Les objectifs ont été atteints et cela va permettre d’accompagner plusieurs managers dans leur démarche de changement. C’est souvent plus simple de faire passer un message venant de l’extérieur, et je suis heureux d’avoir pu contribuer à cet effort collectif.
Ce que je retiens
Avec le recul, je ne changerais rien au filage du séminaire. Tout s’est bien enchaîné, avec des moments de travail et des pauses qui ont apporté un bon équilibre. Si je devais améliorer un point, ce serait d’être mieux préparé au niveau logistique. J’ai manqué de post-it (compensé rapidement sur le chemin de l’aller par un arrêt à Besançon) et le froid m’a pris par surprise (toujours regarder la météo avant de partir en intersaison !). Mais au final, ce sont des petits détails par rapport à l’expérience globale.
Ce séminaire a été une belle expérience, non seulement pour celles et ceux qui y ont participé, mais aussi pour moi. Une fois de plus, cela montre que la gestion du temps est un sujet qui parle à tout le monde, que la mise en place d’un cadre sécurisé est essentielle pour libérer la parole et que le changement est un acte qui s’accompagne.
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