Lionel Mailhol est responsable régie de travaux chez Habitat Audois. La particularité de ce bailleur social est d’avoir des équipes internes (plombiers, électriciens, serruriers, peintres, maçons…) chargées de l’entretien de ses équipements et de son patrimoine. Lionel a la responsabilité de manager l’ensemble de ce personnel composé de 35 personnes.
Les membres de son service étaient confrontés à des problématiques de gestion du temps avec de nombreuses tâches à effectuer en même temps, ce qui conduisait souvent à un goulet d’étranglement. J’ai eu le plaisir de l’accompagner pendant 6 mois pour une prestation de coaching et de formation Kanban. Dans cette interview, il nous explique en quoi la méthode Kanban a nettement impacté et amélioré leur organisation.
Bonjour Lionel, quel était votre problème majeur avant d'utiliser Kanban ?
On partait un peu dans tous les sens. Il n’y avait pas de directives et d’objectifs bien précis. C’était une gestion des améliorations “au coup par coup” puisqu’en amont nous n’avions pas vraiment d’outil, de système nous permettant de d’identifier nos priorités.
Quel était ton besoin au moment où tu nous as contactés ?
Mon objectif était d’avoir une méthodologie homogène qui allait me permettre d’optimiser l’ensemble des ressources et de faciliter le travail de nos collaborateurs. J’avais aussi besoin de déterminer des indicateurs, on va dire “passe-partout” pour nous permettre au quotidien de mettre en place des actions correctives.
Quelles actions as-tu mises en place ?
Suite à nos séances de coaching, j’ai pu bien cibler les différentes actions que nous menons au quotidien, en les priorisant et en appliquant le fameux adage devenu notre feuille de route quotidienne “Arrêter de commencer … commencer par terminer” une tâche.
Kanban nous a permis de cibler les actions. Maintenant je m’inspire aussi de la méthode Scrum pour bien définir des rôles de chacun.
Quel(s) résultat(s) as-tu observé(s) ?
Le résultat est probant puisque les collaborateurs se sont bien appropriés le système. La particularité de Kanban c’est de “mettre au tableau”, de visualiser leur flux d’activité. Ce système “leur parle” et nous permet d’identifier les goulets d’étranglement et de prioriser les tâches.
Aujourd’hui, il y a une adhésion de tout le personnel. Jusqu’à maintenant c’était la partie logistique qui adhérait au système Kanban maintenant c’est aussi le personnel de terrain. On met en place des rituels, des choses que nous ne faisions pas avant. Ce temps c’est du temps investi que l’on gagne en productivité, en réactivité et surtout en sérénité au quotidien.
Quelle est la suite ?
Le système Kanban nous permet d’avoir une vison 360. On s’aperçoit qu’on est dépendant des autres services. Cela nous permet de nous ouvrir et d’observer les impacts, de travailler davantage de manière transverse. Nous ne restons plus en silo dans notre service en pensant que nous détenons toutes les solutions. C’est tous ensemble que nous devons fonctionner maintenant, c’est ce champ de vision “plus large” que nous permet le système Kanban. En quelque sorte, Kanban nous a renvoyé “à la figure” tous nos dysfonctionnements.
Qu’est ce qui t’a marqué pendant nos séances de coaching Kanban ?
Je ressortais des séances en ayant une remise en question progressive de la méthode qui était appliquée. On prenait le temps d’analyser ce qu’on avait mis en place, de critiquer objectivement les choses pour faire monter en puissance ce système Kanban
Pour l’anecdote, j’ai une collègue, avec qui je travaille depuis de nombreuses années, qui était assez réfractaire au système Kanban. Elle m’a dit “qu’est ce que tu m’amènes encore ?” et maintenant, elle ne peut plus s’en passer 😉
Au quotidien, c’est vraiment un outil qui nous facilite l’activité. Aujourd’hui, on poursuit nos rituels, on visualise bien où et comment on doit agir et on définit des règles explicites pour aller de l’avant.
Aller plus loin
Contactez-nous
Vous vous sentez souvent débordé(e) avec de nombreuses tâches à gérer et la désagréable impression de ne pas avancer ? Nous pouvons vous aider à envisager une autre manière de planifier vos tâches.
