Gérer son temps avec son Kanban personnel

Vous arrive-t-il d’avoir régulièrement la sensation d’être sous l’eau ? Ou à défaut, de toujours courir parce que vous êtes multi-tâches ou multi-projets, ou multi-clients, ou multi-sujets, ou tout ça en même temps ?  🙂 

Dans cet article, je vous explique comment mettre en place votre Kanban personnel, un outil simple, individuel pour mettre un pied dans la méthode Kanban et pourquoi pas envisager de la proposer à votre équipe plus tard 🙂

Les 3 colonnes de son Kanban personnel

“À faire, en cours, terminé”  : vous retrouverez ces 3 états classiques dans beaucoup de systèmes de management visuel.

  • À faire : il s’agit des tâches non commencées et qui sont ou seront à faire
  • En cours : cette colonne accueillera toutes les tâches que vous avez démarrées, y compris celles qui sont en pause ou en attente
  • Terminé : c’est la meilleure colonne, c’est quand une tâche est terminée, mais vraiment terminé. C’est à dire qu’il n’y a plus de travail à faire. Terminé quoi !

Vous pouvez créer ce tableau en 3 colonnes soit :

  • sur une grande feuille, tracez 2 grands traits verticaux avec des colonnes de taille (à peu près) égale
  • Choisissez un outil numérique (Excel, Trello, ou n’importe quel outil avec des colonnes fera l’affaire)

Nommer les colonnes avec de gauche à droite : à faire, en cours, terminé. 

Le squelette de votre Kanban personnel est prêt. Normalement, cette étape était plutôt simple. 

Recenser tous les sujets

Moins drôle, mais nécessaire, recensez toutes les tâches sur lesquelles vous travaillez actuellement avec un principe simple :

  • une tâche = un ticket (si vous êtes en numérique) ou un post-it (oui vous devez avoir des Post-It 🙂 Prenez les plus petits, c’est ce que je faisais au début
  • chaque tâche sera identifiée par son nom. Et si vous pouvez, notez la date de démarrage de chaque tâche
  • commencez par vos tâches en cours, puis la colonne « à faire ». Si vous levez les yeux au ciel devant les longues minutes à venir à créer des tâches, c’est que vous avez besoin d’un Kanban personnel 🙂

Pour vous faire plaisir, vous pouvez mettre quelques tâches dans la colonne « terminé » 😉

Limiter la parallélisation

Si vous cherchez une stratégie pour mieux gérer votre temps, c’est que vous devez vivre la « perte de temps » plus ou moins régulièrement dans votre quotidien. 

La première des choses à faire est de limiter le nombre de tâches en parallèle. Si vous voulez plus de détails sur cette affirmation je vous renvoie vers mes conférences 

  • Comment gérer son temps efficacement individuellement et en équipe ?
  • Ma vie est un ticket, éloge de la communication paresseuse

Vous pouvez aussi chercher « MIT Multitasking » dans un moteur de recherche pour voir ce que les études disent à ce sujet. 

S’il existe des règles différentes d’une personne à l’autre, disons qu’une limite de 1 et 4 tâches en parallèle pour une personne est acceptable. 

Inscrivez en haut de la colonne « En cours », la limite du nombre tâches à avoir dans cette colonne et que vous ne devrez plus dépasser. 

Plus tard (ou maintenant), je vous invite à réfléchir à la limite à mettre sur la colonne « à faire ». 

À ce stade de notre exploration du Kanban personnel, considérons que la colonne « terminé » a une limite infinie (mais lorsque vous commencerez à travailler avec d’autres personnes, cette limite sera questionnable).

Se tenir à la rigueur

Vous avez écrit votre limite et vous avez prêté serment que vous la tiendrez ! Bravo ! 

Vous venez dès cet instant d’inverser la tendance. À partir de maintenant vous entrez dans une logique qui va vous amener à « arrêter de commencer et commencer par terminer » (relisez bien). 

Avant d’inscrire cette limite, ou dès que vous la dépasserez (car oui vous la dépasserez, on le fait tous à un moment à cause des fameuses « exceptions ») vous repartirez dans une logique de « commencer par commencer » qui vous amènera donc à « arrêter de terminer ». C’est de là que votre surchauffe provient, en partie. 

Évidemment, le plus dur est à venir : vaincre les tentations de démarrer une nouvelle tâche, résister aux injonctions externes de démarrer maintenant.

Votre limite sur la colonne « en cours » est votre meilleur guide, votre point de repère. 

Vos tâches pourront aussi dépendre d’autres personnes. Vous aurez donc la tentation de créer un nouvel état : « en attente ». Si vous arrivez dans cette situation vous avez 2 possibilités : 

  • vous ne créez pas de nouvel état et gardez les tâches « en attente » dans « en cours ». Elles prendront de la place dans votre colonne. Vous devrez donc tout faire pour la débloquer 🙂
  • ce n’est pas raisonnable de garder les tâches en attente dans « en cours » car votre colonne serait pleine et vous seriez donc au chômage technique, dans l’impossibilité de démarrer une nouvelle tâche. Vous allez créer un nouvel état « en attente » quelque part et là encore je vous recommande de fixer une limite. 

Quoi qu’il en soit, sentez-vous à l’aise de réduire vos limites dès que vous pouvez pour plus de fluidité. Je ne parle pas de l’augmentation des limites car vous serez tenter de le faire très rapidement même en sachant que ce n’est pas une bonne idée (j’espère que cet article est assez clair sur ce point). 

Plusieurs Kanban personnels

Regardez bien votre Kanban personnel : ne ressemble-t-il pas à un pot pourri de tâches ? Tout n’est-il pas désordonné ? Avez-vous l’impression de mélanger les choux et les carottes ? 

Si tel est le cas, alors peut-être qu’il va falloir commencer à catégoriser, faire apparaître les différentes projets sur lesquels vous êtes. 

Pour cela vous pouvez procéder de 2 manières :

  • créer un Kanban personnel par thème/projet/sujet. Vous aurez ainsi plusieurs kanban personnels à gérer et cela vous montrera pourquoi vous vivez cette impression d’être sous l’eau. Je vous recommande de limiter le nombre de Kanban personnels, au-delà de 4 cela risque d’être compliqué
  • gardez un seul Kanban personnel et créez des couloirs, 1 par sujet. Vous aurez alors une vue unique et pourrez étendre la logique des limites en ajoutant des limites par couloir

Avoir plusieurs Kanban, c’est accepter que nous sommes en responsabilité sur plusieurs sujets. Si quelqu’un vient vous voir pour savoir pourquoi telle ou telle tâche n’avance pas ou pas assez rapidement, montrez-lui vos Kanban personnels ! Ca ne fait pas avancer les tâches plus vite, mais au moins vous êtes transparent et pédagogue. 

Et s’il y a bien une vertu à Kanban , c’est celle-là : partager la même vision d’un système à un instant T afin de prendre la meilleure décision à partir de tous les paramètres du moment. 

Je serai ravi d’avoir vos témoignages sur l’usage de vos Kanban personnels à romain@supertilt.fr.

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